複数の企業に応募したにもかかわらず書類選考に通らないと悩んでいる人は、履歴書に問題がある可能性があります。採用担当者によっては履歴書で採否の方向性を判断するケースも少なくありません。この記事では採用担当者から好印象を持たれやすい履歴書の作成や提出にかかわる基本的なルールを解説します。主に手書きする場合のルールですが、一部PCでの作成にも応用しながら質の高い履歴書に仕上げていきましょう。
目次
履歴書を作成する際の基本ルール
まずは、履歴書を作成する際のルールです。基本的なものであり、これらを守ることで内容にも注目してもらえると考えておきましょう。
1. 正しい種類の履歴書を使用する
市販の履歴書にはJIS規格や一般用、転職者用、パート・アルバイト用など複数の種類が用意されています。サイズや記入項目・記入欄などに違いがあるため、適切なものを選ぶことが重要です。JIS規格は最もシンプルで定番のレイアウトといえるでしょう。汎用性が高い点がメリットです。ただし、志望動機や自己PR、長所短所などの欄がひとまとめにされているため、転職希望者が十分なアピールができるほどのスペースは確保されていません。一方の転職者用は職務経歴書が同封されているものがあるなど、転職希望者にとっては使い勝手がよいでしょう。退職理由欄や十分な職歴欄が確保されているなど、採用担当者に多くのことを伝えられるだけのスペースも設けられています。市販の履歴書を活用する場合は、転職者用のものを選びましょう。
2. 写真の撮り方・貼り方に注意する
履歴書の写真を見て、採用担当者は最初に応募者の顔を認識します。写真のみがカラーであるため視線も向かいやすく、採用担当者からの印象を大きく左右する部分となるでしょう。撮り方や貼り方には十分に注意してください。サイズは横3cm、縦4cmのものを使用します。履歴書作成の3カ月以内に撮影したものを使用しなければなりません。スナップ写真の切り抜きなどではなく、必ず証明写真や写真スタジオで撮影したものを履歴書に貼りましょう。
撮影時は、指定がない限り、スーツの着用が無難です。髪が長い場合は、髪の毛をまとめておきましょう。おしゃれさよりも、清潔感のある髪型を意識しましょう。おでこを出しておいた方が印象は明るくなりやすいです。アクセサリーなどは外しておきます。
上記の点に気をつけながら、証明写真機や写真館の方の指示に従って撮影すれば、社会人としての常識ある写真を撮れるでしょう。写真は履歴書の所定の枠内に糊で貼り付けます。剥がれた際に誰の写真かわからなくならないよう、写真の裏にフルネームで名前を記載しておきましょう。
3. 誤字・脱字・略字を避ける
履歴書の誤字脱字は、採用担当者からの印象を悪くする原因となりえます。仕事でもミスをしやすいのではと感じさせてしまうためです。
ミスを絶対にしない人間はいません。誤字や脱字があるだけで選考に落ちる可能性は非常に低いですが、履歴書は通常何度も推敲・確認しながらミスのないよう仕上げるものです。その履歴書に複数の誤字脱字があれば、よい印象を持ってもらえないのは仕方がないのではないでしょうか。
特に金融や経理、出版関係など正確さが求められる業種では、小さなミスが選考に大きな影響を及ぼすことがあります。業種や職種にかかわらずですが、細心の注意を払いながら履歴書を作成しなければいけません。
また、略字の使用も避けましょう。物事を適当に行う、自分のペースや価値観でしか仕事ができないという印象を与えかねません。人によっては、略字を本来の文字であると間違って認識してしまっている場合もあるでしょう。線や点が一つ足りない程度であれば誤字とみなされるでしょうが、明らかな略字が複数あったり適当に書いたと思われる箇所があったりすると、やはりよい印象を与えないので注意が必要です。
わからない漢字や記憶が曖昧な漢字があれば、必ず調べてから書いてください。提出前には全体を読み直しての確認も欠かせません。もし誤字脱字があれば、新しい履歴書に書き直すこともルールとして覚えておきましょう。
4. 記入欄はすべて埋める
履歴書に設けられた記入欄は、すべて埋めましょう。空欄があると志望度が低いと捉えられかねません。アピール力が弱いと感じさせてしまう可能性もあるため、何かしらの文言で埋める必要があります。もちろん虚偽の内容で埋めることは厳禁です。一方で、記入欄を細かな文字で埋め尽くす記載方法もおすすめはしません。読みづらくなってしまい、読んでもらえても内容を理解してもらいづらくなるでしょう。内容の構成はもちろんですが、読みやすさも重視して履歴書を埋めていく必要があります。要点をまとめながら記入欄の8割程度を埋めるイメージで仕上げてください。
志望動機や自己PRの欄が埋められないことはないでしょうが、資格や免許の欄に関しては記載できるものがない人もいるでしょう。その場合は「特になし」と記入します。空欄のままでは資格や免許を持っているのか、それとも持っていないのかの判断すらできません。募集要項に記載された応募資格に保有免許などの指定がある場合を除き、資格を持っていないことで採用を見送られてしまうことはほぼないでしょう。気にすべきは資格や免許を持っていないことではなく、空欄のまま提出してしまうことです。必ず文言を記入し、隙のない履歴書に仕上げる必要があります。
5. 鉛筆や修正液は使用しない
手書きの履歴書の場合、間違いに気づいたとしても修正液や修正テープを使用してはいけません。これには、見栄えが悪くなることはもちろんですが、本人以外が加筆や書き直しをしていないことを証明する意味もあります。同様の理由で、内容の書き換えが容易となる鉛筆やシャーペン、消せるボールペンなどを使用して履歴書を作成することも避けましょう。作成中や郵送中、あるいは採用担当者がチェックしている最中に文字がかすれてしまったり消えてしまったりするリスクを高めます。
修正液や修正テープの使用、あるいは鉛筆やシャーペン、消せるボールペンなどを使用しているだけで、常識やビジネスマナーがないと判断されてしまうでしょう。履歴書の内容に関係なく、その時点で不利になってしまう可能性もあるため使用は控えなければいけません。もし書き間違えたりミスに気がついたりした場合は、新しい履歴書を用意し最初から書き直します。あるいは間違った箇所を二重線で消して修正したうえで訂正印を押してください。特段の理由がない限り書き直した方が、採用担当者からの印象を悪くせずに済むと考えておきましょう。
履歴書を送付する際の基本ルール
作成ルールが守れても、送付ルールが守れなければ、低評価に繋がってしまいます。履歴書を送付する際に守るべき、採用担当者からの印象を悪くしないためのルールを押さえておきましょう。
6. 提出の期日を守る
応募先企業の募集要項を確認し、記載された応募書類提出の期限を必ず守りましょう。期日を守らずに送られてきた履歴書と、期日を守り送られてきた履歴書とを同様の基準で審査する企業は多くはありません。場合によっては開封してもらうことすらできず、選考から漏れてしまうでしょう。提出期限として記載された日付が応募書類必着の日付なのか、それとも消印が押された日付なのかの確認も必ずしてください。消印有効と記載されている場合はその期日に郵便局に持っていくことでクリアできますが、必着の場合は最低でも数日前にポストに投函するなどしておく必要があります。
履歴書の作成が遅れてしまった場合は、速達を利用したり企業まで直接持参したりと必要な対応をとりましょう。ただし、バイク便の利用はおすすめしません。企業側に手間をかけてしまう可能性があり、また、イメージを落としてしまうリスクもあります。余裕を持って履歴書を作成し、メールでの送付や面接時に持参などの指定がない限りは郵送によって提出しましょう。
7. 送付状を添付する
履歴書を応募先企業へと郵送する際には、必ず送付状を添えましょう。同封する応募書類の種類や枚数などを記載したものが送付状で、添え状や送り状とも呼ばれます。通常はA4サイズで作成し、日付や宛先、挨拶文、同封書類の内容について記載します。挨拶文は定型で構いません。ネット上には送付状のフォーマットが複数用意されています。それらを活用しながら正しい形式や様式の送付状を作成しましょう。送付状は挨拶状のようなものです。それ以外の履歴書や職務経歴書に記載されている内容、例えば志望動機や自己PRを改めて記載する必要はありません。むしろ過剰に記載するとビジネスマナーについて知らないと判断されてしまう可能性があるので注意しましょう。
8. 履歴書は曲げずに封筒に入れる
履歴書などの応募書類は、折り曲げずに封筒に入れ送付することがルールでありマナーです。市販の履歴書のように真ん中で二つ折りにする形に問題はありません。それ以上に折り曲げることは避けましょう。見栄えが悪くなる、かさばって企業側が管理しづらくなるなどが履歴書を折り曲げてはならない主な理由です。通常のサイズであれば、角形A4号や角形2号の封筒に問題なく入れられるでしょう。クリアファイルに入れることを考慮すると、若干大きめの角形2号サイズの封筒がおすすめです。封筒はイメージのよい白色を選ぶとよいでしょう。
履歴書などの応募書類を直接封筒に入れるのではなく、必ずクリアファイルに入れてから封筒に収めてください。採用担当者が取り出しやすく、チェックしたあとにもまとめやすくするためにもクリアファイルは必須です。郵送中に折れてしまうことを防ぐ役割もあります。クリアファイルは無色透明のものを用意し、ロゴなど余計な装飾が入っていないものを選びましょう。送付状、履歴書、職務経歴書、その他書類の順に入れて封筒に収めることもルールとして覚えておきましょう。
9. 必要な切手料金を確認する
履歴書を郵送する際に必要になる切手。切手料金は郵送するものの大きさや重量によって変わるので注意が必要です。切手料金が不足すると差出人に返送されるか、受け取る企業側が不足分の料金を支払わなければなりません。いずれにしてもスムーズに書類選考へと入ることができなくなるため、切手料金には不足が出ないようにしてください。必要な切手料金を勝手に判断することは避けましょう。郵便局の窓口へ行き、履歴書の入った封筒を普通郵便で送るために必要な料金を確認します。速達で送る場合には速達料金を確認してください。確認した料金分の切手を封筒に貼りポストに投函しても構いませんが、郵便局の窓口まで行ったのであれば、その場で料金を支払い郵送の手続きをした方がよいでしょう。
10. 封筒に「履歴書在中」と記載する
履歴書を入れた封筒の表面左下に、必ず赤字で「履歴書在中」と記載しましょう。企業には多くの郵便物が届くため、応募者からのものとそれ以外のものとの識別がしやすいよう記載しておきます。この記載があれば、例えば同じ企業の別の部署などに届けられてしまった場合でも、すぐに採用担当者の元へと届くでしょう。開封が後回しにされてしまうことも防げます。履歴書以外の書類も同封している場合は「応募書類在中」と記載してください。
封筒に記載する応募先企業の住所や企業名、担当者名などは省略せず正確に書きましょう。「（株）」ではなく「株式会社」と正式名称で書くのがルールです。企業名などにアルファベットが含まれる場合は大文字と小文字を間違えないよう注意してください。企業名には強いこだわりが込められている場合も多いので、何度も確認してから記載しましょう。また、採用担当者個人に送る場合は「様」を、企業や部署に送る場合は「御中」をつけることも忘れてはいけません。ビジネスマナーの基本なので間違えないようにしましょう。
履歴書を直接渡す際の基本ルール
郵送でもメールでもなく、履歴書を企業へと持参し直接渡すケースも考えられます。その際のルールを押さえておきましょう。
11. 手渡しでも封筒・クリアファイルを使用する
面接時に履歴書を渡す形式であっても、応募書類は必ずクリアファイルに入れてから封筒に収めておきましょう。カバンの中で折れ曲がったり汚れたりすることを防ぐことができます。こうした履歴書の扱い方により配慮ができる人である、丁寧な性格の持ち主であることなどもアピールできるでしょう。少なくとも悪い印象を持たれてしまうことはありません。用意するものは郵送時とほぼ変わりませんが、直接手渡しする場合は、送付状は不要です。すぐに取り出せるよう、封筒の糊付けをしないでおきましょう。
12. 相手が読みやすい向きで渡す
応募先企業の受付で履歴書などを提出する際は、封筒のまま渡します。採用担当者や面接官に直接渡す場合は、封筒から履歴書を取り出してクリアファイルごと渡しましょう。職務経歴書などもあって書類が複数枚にわたる場合は、クリアファイルごと渡すことでバラバラになるのを防ぐことができます。手渡しする際は封筒やクリアファイルを両手で持ち、相手からみて文字が正しく読める向きで渡します。履歴書を渡したあとでも記載内容が確認できるよう、自分用のコピーも準備しておくとよいでしょう。面接中はあまり資料を取り出して読みながら受け答えをすることは好ましくありませんが、控え室などで確認する際にも役立つためコピーの準備をおすすめします。
ルールを守った履歴書で好印象を与えよう！
履歴書は、自分自身を応募先企業に知ってもらうための重要な書類です。内容はもちろん、作成方法や郵送方法などが印象の良し悪しを決定づけるケースも珍しくはありません。ルールやマナーを無視して作成された履歴書では、採用担当者に読んですらもらえないこともあるでしょう。正しい方法で作成・郵送し、履歴書だけでもアピールできるようなものに仕上げることが採用を勝ち取るための重要なポイントとなります。
