複数の企業で転職活動を進めていると、選考を辞退せざるを得なくなる場合もあるでしょう。電話で辞退したいと伝えることが気まずく、メールで連絡しようと考えている人も多いのではないでしょうか。辞退の適切な方法は状況によって異なります。マナーにも注意が必要です。そこで、本記事ではまず選考辞退の基本的なマナーについて解説し、メールと電話の両方で辞退を伝える適切な方法について詳しく解説します。
目次
選考を辞退するときの基本マナー
採用活動には時間もお金もかかります。選考途中での応募者の辞退は、企業にとって大なり小なり痛手となるものです。辞退したいと伝える際は、誠意ある真摯な態度が欠かせません。ここでは、選考を辞退する際の基本的なマナーについて解説します。
連絡なしですまさない
選考を通過したということは、採用担当者が評価してくれたということです。そこで選考辞退を伝えるのは、心情的に抵抗を覚える人も多いでしょう。特に、二次面接・三次面接と進むほど、辞退の連絡はしづらくなるものです。だからといって、何も言わずに無断で面接を欠席するようなことをしてはいけません。これまで時間をかけて選考を行ってきた採用担当者に対し、無断で選考を欠席することはやめましょう。選考の辞退そのものは責められるべきことではないものの、企業に迷惑をかけてしまうことは事実です。きちんと連絡して謝罪の言葉を伝えるのは、社会人として当然のマナーといえます。
「激怒されてしまうかもしれない」などと不安に感じる人もいるでしょう。しかし、企業も転職希望者が複数の企業で転職活動を進めていることは理解しており、選考辞退の発生もある程度は織り込み済みです。不要な心配はせず、選考を辞退することを決めたら必ず連絡しましょう。
できるだけ早めに伝える
選考辞退を決めたら、なるべく早く連絡を入れることが大切です。採用担当者は業務の調整をしながら選考のスケジュールを組み、面接のための時間を確保しています。そこで、当日ぎりぎりになって応募者から辞退の連絡がきたら、どうなるでしょうか。採用担当者があらかじめ確保していた時間が、まるまる無駄になってしまうでしょう。これを避けるためにも、選考辞退の連絡はなるべく早く入れることが不可欠です。連絡が早ければ早いほど、採用担当者のスケジュールが無駄にならずに済みます。
遅くとも、面接予定日前日の営業時間内に連絡するようにしましょう。当日になって連絡を入れると、相手に悪印象を持たれる可能性が高くなります。その企業には入社しないとしても、いつどこで業務上のかかわりを持つことになるか分かりません。なるべく悪い印象は与えないよう注意することが大切です。
辞退の理由を述べる
選考を辞退する際は、必ずしも詳しく理由を述べる必要はありません。理由によっては正直に伝えづらいこともあるでしょう。その場合は、「一身上の都合により」「諸般の事情により」などのあいまいな表現で濁しても失礼にはあたりません。とはいえ、企業や採用担当者によっては、辞退する詳しい理由を聞いてくるケースもあります。これは、企業としても辞退者が続出するようなことは避けたく、自社に問題があるなら知りたいと考えているからです。
とはいえ、「労働環境がブラックすぎるから」「面接官の態度があまりに横柄で一緒に働くのは無理だと思ったから」など、正直な辞退理由を伝えづらいこともあるでしょう。そのような場合は、詳しく聞かれたときのために別の理由を用意しておくと安心です。例えば、書類選考に通過して一次面接を受けるまえに辞退するケースでは、次のような理由が多く見られます。
・他社と選考日程が重なってしまったため
・御社について調べるうちに、自分のキャリアプランとマッチしていないことに気づいたため
実際に面接を受けるまえに辞退の判断を下すのは時期尚早といえなくもありません。とはいえ、転職活動ができる時間は限られるため、仕方ないと納得してもらいやすいです。
一次面接以降であれば、以下のような正直な理由を伝えると企業としても今後に活かせます。
・具体的な仕事の内容がイメージとずれていたため
・求人情報と面接で伺った労働条件が違っていたため
どのような理由を伝えるにせよ、失礼に思われない表現を意識することが大切です。
感謝の気持ちを伝える
選考辞退の連絡をするときは謝罪の言葉が出がちですが、感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。採用担当者は、これまで時間を割いて選考にあたってきています。選考に進めたのも、採用担当者が評価してくれたからこそです。そこで、貴重な時間と労力をかけてもらったこと、評価してくれたことに対し、丁寧にお礼を伝えるようにしましょう。単なるマナーとしてだけでなく、採用担当者に「真摯で真面目な良い人材だった」と好ましいイメージを与えることにもつながります。
選考を辞退することで、いったんその企業との縁は切れるでしょう。しかし、企業同士はどこでどうつながっているか分からないものです。将来、仕事上のかかわりが発生する可能性も十分にあります。そこで、社会人として少しでも良い印象を残すよう努めることが重要です。
選考辞退をメールか電話かで迷った場合の判断基準
選考の辞退を企業に連絡するにあたって、メールが良いのか電話にすべきか迷う人は多いでしょう。メールで送っても失礼ということはなく、特に問題はありません。とはいえ、状況によっては電話で連絡すべきケースもあるため、注意が必要です。ここでは、メールと電話それぞれのケースについて解説します。
メールだけでよい場合
基本的に、選考辞退はメールで連絡してもマナー違反にはなりません。採用担当者は忙しいため、応対に時間が取られる電話よりも任意のタイミングで確認できるメールのほうが都合が良いことも多いです。応募者にとっても、電話で話すよりもメールで伝えるほうが緊張せずに意思表示ができるでしょう。また、メールは文書が残ります。そのため、あとになって「辞退の連絡をした」「辞退するとは知らされていない」と揉めごとになることがなく、安心です。
とはいえ、採用担当者が受信したメールをすぐに確認するとは限りません。あわただしい面接の直前などにメールで連絡をしても、伝わらない可能性が高いでしょう。選考辞退の連絡をメールでするときは、面接までに1週間程度の余裕がある時期が望ましいです。
電話もした方がよい場合
面接の日程までに時間的な余裕があれば、辞退の連絡をメールでしてもさほど問題はありません。一方、面接まであまり時間がない場合は、電話で連絡したほうが良いでしょう。なぜなら、時間的な猶予がないときにメールで連絡しても採用担当者がチェックできない可能性があるからです。電話で直接話すことで、確実に選考辞退の意思が伝わります。なお、最終面接まで進んでから、あるいは内定が出たあとで辞退することもあるでしょう。このようなケースでは、例えば一次面接を辞退する場合と比べて多大な迷惑をかけてしまうため、より丁寧な謝罪が求められます。メールよりも電話で辞退の連絡をし、真摯に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
選考をメールで辞退するときのポイント
メールで選考辞退を伝える場合は、「件名を分かりやすくする」「内容はなるべくシンプルにする」ことが一般的です。ここでは、メールを送るときのポイントについて詳しく解説します。
一目で分かる件名と署名をつける
メールで連絡する場合は、一般的なビジネスメールのマナーに沿うことが大切です。一目で内容が推測できる件名をつけ、必ず署名も入れるようにします。例えば、件名は以下のようにすると良いでしょう。
・選考辞退のご連絡／山田太郎
・選考辞退のお詫び田中花子
「〇月〇日の選考について」などのタイトルは良くありません。なぜなら、辞退することが件名では分からないからです。選考辞退の言葉を含めるようにしましょう。採用担当者は、毎日多くの応募者とやり取りをしています。そのため、メールをいちいち開封しなくても内容が分かるような件名をつけることは、ビジネス上必須の心遣いと言えます。
メール本文の最後には、自分の署名も入れておきましょう。これはビジネスマナーの基本です。署名の上下に、ハイフン（-）やアスタリスク（*）を連続させたものを置くと、本文との境目が分かりやすくなります。
簡潔な文章を意識する
メール本文は簡潔に書くことが大切なポイントです。選考辞退を告げるのは気が引けるものでしょう。だからといって、婉曲な表現を使って遠回しに伝えては、何がいいたいのか分かりづらくなります。「いつ予定されている何次面接か」が分かるようにはっきり記載し、辞退したい旨を簡潔に記せば十分です。「拝啓」や「敬具」などの挨拶を書く必要もありません。ただし、謝罪の文章は必ず入れ、最後は「貴社ますますのご活躍を祈念します」などの定型文で締めましょう。
以下は例文です。
「○○株式会社
人事部○○様
お世話になっております。○○（自分の名前）です。
この度は、選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、一身上の都合により、〇月〇日〇時に予定されている三次面接を辞退したく、ご連絡いたしました。
選考のお時間をいただいておきながら、勝手を言いまして大変申し訳ございません。
本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことも重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈りいたします。
—————————-
○○（名前）
メールアドレス：
電話番号：
—————————-」
選考を電話で辞退するときのポイント
選考辞退を電話で連絡するときは、かける時間帯に注意するなど基本的なマナーを守ることが大切です。ここでは、電話で選考辞退を告げる際のポイントについて解説します。
電話する時間帯に気を配る
電話で連絡する際にまず注意したいポイントは、かける時間帯です。最初に、企業の営業日や稼働時間を確かめておきましょう。始業直後は、どこも仕事を始める準備であわただしく過ごしているものです。また、昼休みの前後も忙しくなりやすいでしょう。どちらの時間帯も避けたほうが無難です。一般に、以下の時間帯であれば比較的余裕があり、連絡がつきやすいです。
・10～11時
・14～16時
とはいえ、仕事が落ち着く時間帯は企業によって異なります。十分に配慮し、業務の妨げとならない時間を選びましょう。
担当者に直接伝える
選考辞退は重要な連絡のため、採用担当者に直接伝えることが望ましいです。電話に出た人に伝言を頼んだところ、間違ったニュアンスで伝わってしまったケースも珍しくありません。そこで、電話をかけて採用担当者が不在だったときは、必ず何時ごろに戻ってくるか確認するようにしましょう。先方からかけてきてもらうのではなく、あくまで「お手すきの時間にこちらからかけ直します」という姿勢を示すことが大切です。
なお、電話はつながったものの、採用担当者が忙しくて「こちらからかけ直します」と言われることもあります。その場合は、指示を無視してかけ直すのではなく、かかってくるまで待ちましょう。
基本的なマナーを守る
電話をかける際の基本的なビジネスマナーを押さえておくことも大切です。まずは「お世話になっております」と挨拶し、「〇月〇日に面接を受けた○○です」とはっきり名乗ることが大切です。そのうえで、「ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」と聞けば、つないでもらえるでしょう。つながったら、まずは選考を辞退したいとの結論を簡潔に告げます。その後、貴重な時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちや、辞退することに対してのお詫びの言葉を告げましょう。相手も忙しいので、まとまりなくだらだら話したり長々と言い訳したりしてはいけません。
選考辞退の旨を伝え、了承が得られたら用件は終わりです。「それでは失礼いたします」と述べ、数秒待って相手が切るのを確認してからこちらも終了しましょう。
選考辞退のメールを送ってもリアクションがないときの対処法
選考辞退の連絡をメールで送ったものの、相手から何のリアクションもないこともあります。面接予定日の1週間前など時間的な余裕があるタイミングでメールを送ったのであれば、焦ることはありません。採用担当者が多忙で連絡を後回しにしていたり、うっかり忘れていたりすることも意外とよくあり、返信がないのは企業側の問題です。仮に、採用担当者がメールを見落としたり読んで忘れていたりしてトラブルになったとしても、選考辞退のメールが残っているので心配する必要はありません。とはいえ、正しいメールアドレスで送っているかどうかは念のため確認したほうが良いでしょう。
選考辞退の意思が伝わっているか気になる場合は、確認のメールを送ってもかまいません。その場合は、「先日、選考辞退のメールを送らせていただいたのですが、届いておりますでしょうか」などと切り出し、返信を催促するような文面にならないよう注意しましょう。メールではなく、電話で確認することも可能です。その際は、「こんなに直前になってからいきなり辞退の電話をしてきた」などと誤解されないよう、選考辞退のメールを送った日を伝えて確認してもらうようにしましょう。
選考辞退の際はメールや電話のマナーを守って迅速な連絡を
転職活動をしていれば、選考辞退をすることもあるでしょう。企業に対して下手に気を遣う必要はないので、辞退すると決めたらすぐに連絡することが大切です。次の面接まで時間があればメールで、あまり日がなければ電話で連絡しましょう。面倒だからと無断で欠席するのは絶対にやめましょう。貴重な時間を割いて選考を行ってくれた採用担当者への感謝の気持ちは忘れず、適切に対応するようにしましょう。
