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内定辞退はメールか電話、どちらが適切?基本マナーや注意点、例文を紹介

内定辞退はメールか電話、どちらが適切?基本マナーや注意点、例文を紹介

転職活動で複数の企業から内定が出たときや、内定が出た企業と合わず入らないほうが良いと感じたときなどは、早めに辞退する必要があります。とはいえ、「内定辞退をどのように伝えるべきか」「メールと電話のどちらにすべきか」などが分からず、悩んでいる人もいるでしょう。そこで、この記事では内定辞退を伝えるのに適した連絡方法や注意点を解説し、例文も紹介します。最後まで読めば、内定辞退の連絡で迷わなくなるでしょう。

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内定辞退はメールではなく、電話で伝えるのがマナー

内定を辞退する旨を企業に伝える場合、基本的なマナーとして電話で採用担当者に直接話すことが大切です。メールで連絡しても良いといわれていますが、おすすめできません。なぜなら、採用担当者は日々数多くのメールをやり取りしており、そこに内定辞退のメールを送っても見過ごされてしまう恐れがあるからです。電話をかけて採用担当者に直接話せば、確実に内定辞退の意思が伝わります。

なお、電話のあとには補足としてメールでも連絡を入れ、改めて謝罪の言葉を述べておくとより丁寧で良いでしょう。誠実な印象を与えられます。また、文書が履歴として残る点でも安心です。電話で内定辞退を伝えた場合は記録に残らないため、あとになって「内定は辞退した」「そんな話は聞いていない」といったトラブルが起こる可能性はゼロではありません。メールを送っておけばデータとして残り、不要なトラブルが避けられます。

とはいえ、採用担当者に電話をかけても不在がちでなかなかつながらないこともあるでしょう。何度かけても話せなかった場合は、メールで連絡しても構いません。ただし、メールで連絡した場合は、後日企業から返信が来ているか必ず確認しましょう。連絡がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性があります。そこで、返信がないときは、念のため再度電話をかけて伝えたほうが良いでしょう。

内定辞退の連絡をしないのは絶対にNG

内定を辞退することに決めたら、なるべく早めに連絡することが大切です。連絡もせずに放置することは、絶対にしてはいけません。なぜなら、企業に大きな迷惑をかけることになるからです。通常、ほとんどの企業で中途で採用する人数は決まっており、人数分の内定を出したあとは採用活動をいったん止めています。そこで内定辞退者が出た場合、企業は早めに採用活動を再開しなければなりません。内定通知者からの連絡がいつまで経っても来なければ、採用活動の再開も遅れてしまいます。

連絡もせず放置するのは、これまで時間をかけて丁寧に選考を行ってきた採用担当者に対しても失礼な行いです。その会社には入社しないとしても、別の職場で働き始めればいつどこで業務上のやり取りが発生するか分かりません。社会人として、失礼のないよう最後まで丁寧に接することが大切です。

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内定辞退を伝える上での3つのポイント

内定辞退は企業にとって重要な問題のため、連絡する際に注意すべきポイントがいくつかあります。ここでは、特に注意したい3つのポイントを取り上げて解説します。

内定辞退はできるだけ早めに伝える

内定辞退を連絡するうえで押さえるべき1つめのポイントは、「可能な限り早く先方に伝える」ことです。一般に、中途採用の人数はシビアに決まっています。新卒のように、内定辞退者をある程度見込んで多めに採用することはあまりありません。そのため、内定通知者の回答を待つ間、採用担当者はほかの応募者の選考を止めるなどの調整をしています。内定辞退者が出た場合、代わりの人材を確保するために、止めていたほかの応募者の選考を速やかに進めなければなりません。場合によっては、採用活動をやり直す必要に迫られることもあるでしょう。内定辞退の連絡が遅くなるほど企業の採用スケジュールにも深刻な影響を及ぼすことになるため、なるべく早く伝える必要があるのです。

辞退する場合は、できるだけ早めの連絡をしましょう。必ず内定承諾期間内には返答をするようにし、「とりあえず内定承諾」するようなことはやめましょう。

辞退理由は簡潔かつ、明確に伝える

2つめのポイントは、「辞退の意思や理由は明瞭かつ簡潔に伝える」ことです。辞退したい旨は、へたに濁さずはっきりと伝える必要があります。なぜなら、「検討している最中です。もしかしたら、入社は難しいかもしれません」などの遠回しな言い方をすると、企業としてもどう対応すべきか判断できないからです。ただし、内定辞退は明確に伝えても、理由までは正直に詳しく話す必要はありません。「他社から内定が出てそちらを受けることにした」など、簡潔に述べれば十分です。もっとあいまいに「一身上の都合で」でも構いません。

ただし、企業から内定辞退の詳しい理由を聞かれることがあります。これは、内定通知者を責めているわけではありません。内定辞退の理由を知って、今後の採用計画に活かすためです。理由を聞かれた時は、可能な範囲で良いので正直に答えましょう。

内定辞退の連絡は、3つの構成を意識して伝える

3つめのポイントは、「構成に注意して伝える」ことです。内定辞退の電話やメールは、以下の構成を意識して話を組み立てると相手に伝わりやすくなります。

1.お礼
2.辞退の意思と理由
3.お詫びと結びの言葉

まずは、時間を割いて選考を担当し、内定を出してくれたことに対して誠実にお礼を述べましょう。ただし、くどくど述べる必要はありません。次に、辞退したい旨を伝え、その後に理由を続けましょう。最後は、内定を辞退することへのお詫びの言葉を述べます。例文を次の章で説明しているので、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退を電話で伝える際の例文

内定辞退を電話で伝えることにしたものの、どのように話せばいいのかわからない人もいるでしょう。そこで、ここでは電話で伝える際の基本的な流れについて説明します。もちろん、電話は相手がいることなので、必ずしもこのとおりに進むとは限りません。基本の流れを押さえつつ、状況や相手の反応に合わせて適宜調整してください。

「お世話になっております。このたび、内定の通知をいただきました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(本人につながったら)

お世話になっております。○○です。内定の通知をいただき、ありがとうございました。大変心苦しいのですが、検討した結果、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

(詳しい理由を聞かれた場合)

他社からも内定をいただいたためです。適性を考えた結果、そちらの企業とのご縁を感じ、入社を決意いたしました。

内定を出していただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。また、本来なら直接お伺いすべきところですが、取り急ぎお電話で連絡を差し上げました。ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。よろしくお願いいたします」

用件が終わったら「失礼します」と述べ、ひと呼吸おいて電話を切りましょう。

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内定辞退をメールで伝える際の例文

ここでは、内定辞退をメールで伝える場合の例文を「応募企業に送る場合」と「転職エージェントに送る場合」の2パターンに分けて紹介します。転職サイトを経由するなどして自分で応募した場合は、もちろん内定辞退も自分で連絡しなければなりません。一方、なかには転職エージェントを通して選考を受け、内定にいたった場合もあるでしょう。その場合は、転職エージェントの担当キャリアアドバイザーを通して企業に辞退の意思を伝えてもらう必要があります。転職エージェントを通したにもかかわらず、キャリアアドバイザーに伝えずに企業に直接連絡してはいけません。

応募企業に送る場合

内定辞退のメールは、ビジネスマナーに沿って作成することが大切です。また、内定辞退をメールで伝えるのは「電話で話そうと何度か試みたが、つながらなかった」場合なので、その旨も本文に盛り込むようにしましょう。先に電話した事実を一言申し添えておくことで、採用担当者に「こんな大事な話をいきなりメールで伝えてきた」と誤解されずにすみます。本文の最後には、署名も入れましょう。

ビジネスメールでは、件名の書き方にも注意が必要です。空欄のままにしたり「内定について」などの内容を推測できない書き方にしたりしてはいけません。「内定辞退のご連絡/○○○○(自分の名前)」とし、内定辞退の連絡であることや誰からのメールかが一目で分かるものにしましょう。

以下に例文を記します。

○○株式会社
採用ご担当○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました○○です。
先ほどお電話をさせていただいたのですが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。

この度は、内定をいただき、ありがとうございました。
大変恐れ入りますが、慎重に検討した結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ、何度も貴重なお時間を割いて面接していただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
また、本来であれば貴社にお伺いして直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことも重ねてお詫び申し上げます。

○○様(担当者の名前)をはじめ、採用にかかわってくださった皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

—————————————-
署名
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転職エージェントに送る場合

応募企業に内定辞退を伝える場合、特に聞かれなければ理由まで詳しく説明する必要はありません。一方、転職エージェントに内定を辞退したいと申し出る場合は、理由をきちんと説明する必要があります。これは、転職エージェントは内定を出した企業に対し、辞退する理由をきちんと説明しなければならないからです。また、今回内定を辞退した理由が分かれば、次に紹介する求人を探すときの参考にもなります。

企業に送るメールと同様、件名は「内定辞退のお詫び/○○(自分の名前)」などとし、内容と送信者が一目で分かるようにしましょう。以下に例文を記します。

○○エージェント
○○様

いつもお世話になっております。
この度、○○社の内定をいただいた○○です。

大変申し訳ないのですが、今回いただいた○○社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
辞退の理由は、○○の条件が希望と合わないためです。

○○様には大変お世話になったにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、心よりお詫び申し上げます。
内定をいただいた○○社の皆さまに対しても、ご期待に沿えず心苦しく感じております。
お手数をおかけして恐縮ですが、○○社のご担当者様に内定辞退の旨とお詫びをお伝えいただけますでしょうか。

○○様には改めてご相談させていただいと思っておりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内定辞退メールの返信には、返信するべき?

内定辞退をメールで伝えた場合、企業から返信が届くことが一般的です。その場合、返信に対してさらに返事をすべきか迷うこともあるでしょう。こちらから返信すべきかどうかは、企業からの返信の内容によって判断します。ここでは、返信する必要があるケースと不要なケースについてみていきましょう。

返信を必要とするケース

企業からの返信に対して連絡を返したほうが良いのは、以下のようなケースです。

・内定辞退の理由について問い合わせてきている
・再検討するようお願いされている

企業が辞退の理由を確認するのは、自社に課題があるのであればそれを知り、今後の採用活動に活かしたいと考えているからです。また、理由によっては再考を促したいと考えていることもあります。いずれにしても、内定辞退を責めようとしているのではないため、可能な範囲で正直に答えましょう。また、再検討をお願いされている場合も、正直な気持ちを伝えて構いません。条件面で折り合わない場合などは、企業が新しく良い条件を提示してくる可能性もあります。その場合は、こちらも再検討することになるでしょう。

なお、内定辞退のメールに対して一切返信がない場合も、確認のため連絡することが望ましいです。企業が内定辞退のメールを受け取ったら、普通は返信します。それがないのであれば、採用担当者に内定辞退が伝わっていない可能性が考えられます。

返信を必要としないケース

内定辞退を承諾するメールが届いた場合は、こちらから返信する必要はありません。採用担当者も忙しいので、内定を辞退した人間にいつまでもかかわっていられないのが実情です。内定辞退を承諾するメールに対して返信しなくても、マナー違反ではありません。「ご連絡ありがとうございました」などの簡潔な内容で感謝を伝えるメールを送ってもかまいませんが、特に何もしなくても良いでしょう。

内定辞退メールは遠慮せずに送る。後悔のしない会社選びをしよう

内定辞退は、電話で伝えるのが基本です。とはいえ、電話しても担当者につながらなかったときなどはメールでも構いません。例文などを参考に、失礼にならない内容にして確実に送るようにしましょう。

内定後に辞退するのは気が重くなるものですが、入社してから後悔することになっては双方に良くありません。十分に考え、辞退すると決断したら早めに伝えることが大切です。

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