【重要】2024/6/28 サービス終了のお知らせ

中途採用をお考えの企業さまへお知らせヘルプログイン/会員登録

オファーが届く転職サイト
転職ならPaceBox(ペースボックス) | 企業から直接オファーが届く転職サイト

面接日程メールを送る場合のルールやマナーとは?今すぐ使える例文も紹介

面接日程メールを送る場合のルールやマナーとは?今すぐ使える例文も紹介

書類選考に通過すると、企業と面接日程メールをやり取りする必要が出てきます。なかには、どのように書くべきかよく分からずに悩んでいる人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では「面接日程メールと合否は関係あるのか」「メールを送る際のビジネスマナー」「書き方」などについて解説し、最後にシチュエーション別の例文も紹介します。すべて読めば、面接日程メールに関する基本的な知識が理解できるでしょう。

面接日程メールは採用結果に関係するのか

面接日程メールは、採用担当者が受け取るほぼ最初の応募者からのメールです。そのため、メールの内容が応募者の印象を大きく左右する可能性が高く、採用結果に影響を及ぼす可能性も否定できません。基本のビジネスマナーがきちんと守られていて、要領よくまとめられたメールが届けば、採用担当者は「仕事もきっちりできそうだ」と思うでしょう。一方、まとまりがなく読みづらい内容だったり指定した期日までに返信がなかったりすれば、採用担当者は「この応募者にはあまり期待できなさそうだ」と判断する可能性が高いです。

そもそも、企業は中途採用者に対して即戦力になることを求めています。現場ですぐに仕事ができるかどうかはともかくとして、最低限のビジネスマナーは習得していることが前提です。基本のビジネスマナーも守られていないメールを送ってしまっては、採用担当者はマイナスの印象しか抱きません。例え前職で高い実績を上げていても、「仕事もまともにできないのでは」などの誤解にもつながりかねないでしょう。

せっかくの面接のチャンスを無駄にしないためにも、面接日程メールを送るときは最低限のマナーを守ることが大切です。

面接日程メールの基本!7つのメールマナーを把握しよう

面接日程メールを送る際は、マナーを守ることが大事です。ここでは、特に重要なメールマナーを7つ取り上げて解説します。

返信は24時間以内に行う

企業から日程調整に関するメールが届いたら、24時間以内に返信することが大切です。企業は多くの応募者に対して面接日程メールを送っており、その返事を待って面接のスケジュールを組みます。もし、応募者からの返信がなかなか届かなければ、日程調整が進められなくなるでしょう。これでは大きな迷惑をかけることになってしまいます。また、こちらが連絡をしないでいる間にほかの応募者からの返信がどんどん届けば、希望の日程が先に埋まってしまう可能性が高いです。

そのため、メールを受け取ったら、遅くとも24時間以内に返信するようにしましょう。また、メールを送る時間帯にも注意が必要です。深夜や早朝などに送信すると、採用担当者に「どのような生活をしているのか」などと思われてしまう可能性もゼロではありません。メールはいつでも受信・開封できるとはいえ、企業に送る場合は先方の営業時間内にすることが基本です。

面接日はこちらから複数提示する

日程調整メールには、企業が指定した複数の候補日のなかから選ぶものと、応募者が面接の希望日を挙げるものとがあります。応募者から面接の希望日が出せるのであれば、1つではなく複数の候補を提示するようにしましょう。これは、もし1つしか提示しなければ、ほかの応募者と重なって設定できない可能性が高くなるからです。その場合、採用担当者は再び調整メールを送るなどの手間をかけなければなりません。複数の候補日があればそれだけ調整しやすく、採用担当者の負担を減らすことにつながります。そのため、できるだけ多めに候補日を挙げると良いでしょう。数の目安は3つ程度です。また、面接可能な時間帯も幅を持って伝えると良いでしょう。

メールの内容はシンプルにまとめる

採用担当者は、毎日多数のメールを受け取っています。特に採用選考を進めている時期には、応募者からのメールを数多く受信していることでしょう。たくさんのメールを短時間で処理しなければならないので、冗長でまとまりのない文章が長々と書かれたメールなどを送ると読み流されてしまう恐れがあります。そのため、本文は要点を押さえてなるべくシンプルにまとめることが大切です。

企業からのメールに返信するのではなく、こちらが新規に作成する場合は、件名にも注意しましょう。「一目で内容が判断できるもの」「誰からかが分かるもの」にすることが大切です。例えば、「面接日程の調整に関するご連絡/○○(自分の名前)」などとすれば、何が書かれているか、誰から届いたのかが件名だけですぐに分かります。重要なメールだと判断できるので、ほかの多くのメールに埋もれて見落とされてしまう可能性も減るでしょう。

なお、件名や内容については、あとに例文を載せています。書き方に迷ったときは、ぜひ参考にしてください。

確認の返信を放置してはいけない

面接日程メールを送ると、通常は決定した面接日の連絡や確認のために企業から返信があります。企業から何らかの連絡があった場合には、面倒に感じても必ず返信することが大切です。連絡をいただいたことに対するお礼を述べ、決定した面接日時を引用したうえで、日程を確認したこと・必ず伺うことを伝える内容にすると良いでしょう。わざわざ面接日時を引用するのは、企業と自分との間で認識のずれがないかを確かめるためです。

なお、企業からのメールに「返信は不要です」「上記日程で問題がない場合は、返信する必要はありません」などと書かれていることがあります。このような場合は、あえて返信する必要はありません。返信不要と書かれたメールに返信すると、採用担当者に「ちゃんと読んでないのか」などと思われることもあるので、注意しましょう。

返信時の件名には必ず「Re:」を付ける

新規に作成するのではなく、企業からのメールに返信する場合は、自動で件名欄に「Re:」が入ります。「Re:」を残すべきかどうかで迷うかもしれません。基本的には、あえて消さずにそのまま残して返信すると良いでしょう。なぜなら、メールを受け取った採用担当者が、件名を見ただけで何に対する返信メールかすぐに判断できるからです。いちいち開封する手間がかからないので、採用担当者としても助かるでしょう。

とはいえ、メールを複数回やり取りすると「Re:Re:Re:…」などのようにいくつも続いてしまうため、見苦しくなります。その場合は、「Re:」を1つだけ残して、あとは消してしまいましょう。

返信時は相手が内容を思い出せるように本文を残しておく

5つめのマナーにも通じるポイントですが、企業に返信する場合は、もとのメールの本文はあえて消さずにそのまま残しておくようにしましょう。これは、受け取った採用担当者が、どのような内容のメールに対する返信であるかすぐに分かるようにするためです。採用担当者は多くの応募者とやり取りをしており、応募者によって選考の段階が異なることもあります。そのため、誰に対してどのようなメールを送ったか、すぐには判断できないこともあるのです。もとのメールの本文が残っていれば、これまでのやり取りの流れまで含めて簡単に確認できます。

なお、もとのメールの文章が自動的に引用されるかどうかは、使用しているメールソフトの設定によって異なるため、注意しましょう。引用した部分は、行頭に「>」などの引用符が付き、区別がつくようになっています。

現職の会社のメールアドレスは使わない

在職中に転職活動をしている場合、今の職場で使用しているメールアドレスがあるでしょう。志望企業にメールを送る際、ビジネス用だからといって職場のメールアドレスを使用してはいけません。なぜなら、今の職場のメールアドレスは、あくまで在職企業の業務上で使うべきものだからです。職場のメールアドレスを使って志望企業にメールを送ってしまうと、「常識やモラルがない人だな」と思われかねません。

転職活動を始める前に専用のメールアドレスを1つ作っておき、活用すると良いでしょう。転職活動中は、複数の企業と多くのメールをやり取りします。専用のアドレスがあれば、ほかのメールに大事な連絡が埋もれることもなく便利です。

面接日程メールの書き方とは?基本となる5つの構成を紹介

面接日程メールを作成する場合、以下の5つのポイントを含めた構成がおすすめです。

・宛名
・挨拶
・内容
・締め言葉
・署名

以下で、それぞれ詳しくみていきましょう。

宛名は必ず正式名称で記載する

メールの冒頭には、宛名として「会社名、部署名、担当者の氏名(フルネーム+様)」を記載します。このとき、株式会社を(株)と略したり、会社名や部署名を省略したりしてはいけません。すべて正式名称で記入します。担当者の名前も、苗字だけでなくフルネームで書きましょう。これらはビジネスマナーの基本であり、きちんと守ることで丁寧な印象を与えられます。なお、採用担当者の氏名が分からないときは「採用担当者様」としてもかまいません。

挨拶とお礼はセットで書く

宛名の次は挨拶、名乗り、お礼です。セットで書くことで、ビジネスマナーが備わっていることや社会人として問題のない人柄であることなどが伝わります。とはいえ、手紙に書くような時候の挨拶を長々と記す必要はありません。ビジネスメールにおける挨拶は「お世話になっております」で事足ります。その後に、「この度、貴社の求人に応募しました○○ ○○(フルネーム)と申します」などと名乗りを続けましょう。名前だけを書くと誰か分からない場合もあるので、「求人に応募した」などの情報を先に続けることが望ましいです。そして、「この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」といったお礼の言葉を続けます。

内容は相手が読みやすいように簡潔に

先にも述べましたが、採用担当者は多忙です。冗長な文章を時間をかけて読んでいるヒマはありません。要点を絞り、適度に改行するなどして分かりやすく簡潔にまとめましょう。面接日程メールであれば、「面接の日時」と「調整をお願いする旨の言葉」が読みやすく書かれていれば、基本的に問題はないでしょう。定型文でかまわないので、あとに紹介する例文を参考にして作成してください。

締めの言葉も欠かさない

本文の最後には、締めの言葉が必要です。ただ、これは定型文でかまいません。例えば、「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」「お手数をおかけし恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」などすれば良いでしょう。

署名で自分が誰かをしっかり伝える

メールの最後には「署名」を入れます。これは差出人を明らかにするために必要なもので、ビジネスメールでは欠かせません。署名には「自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を含めます。送信するメールアドレスと署名に記載するメールアドレスは同じものしましょう。署名の前後にはハイフンを続けたもの(—-)などを入れると、本文との明確な区切りができて分かりやすくなります。派手な装飾などは要りません。

面接日程メールの例文。4つのシチュエーション別に紹介

ここでは、シチュエーション別に面接日程メールの例文を紹介します。上記で説明した7つのビジネスマナーを守りつつ、以下に紹介する例文を参考にしながら書けば、面接日程メールは問題なく書けるでしょう。

自分から面接候補日を送る場合

ここでは、自分から面接候補日をいくつか選んで提示する場合のメール例文を紹介します。

株式会社○○
人事部○○ ○○様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募いたしました○○ ○○と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

早速ですが、面接の希望日時を以下に記載いたします。
・×月10日(月)9時~12時、15時~18時
・×月11日(火)9時~12時
・×月13日(木)終日

上記日程にてご調整いただければ幸いです。
難しい場合は、ご連絡いただければ再調整いたします。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
名前:
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

企業から面接候補日をもらった場合

企業からいくつか面接候補日の提示があり、そのなかから選んで知らせる場合のメール例文を紹介します。

株式会社○○
人事部○○ ○○様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました○○ ○○と申します。

先ほどは、面接日程の候補日をご提示いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、以下に希望日程を記載させていただきます。
・第一希望:×月10日(月)14時~
・第二希望:×月13日(木)14時~
・第三希望:×月11日(火)14時~

恐れ入りますが、上記日程でご調整いただきますようお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
名前:
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

指定された面接候補日を変更したい場合

企業から面接日時を指定されたものの、仕事などでどうしても行けないときもあるでしょう。ここでは、指定された面接日の変更をお願いする場合のメール例文を紹介します。

株式会社○○
人事部○○ ○○様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました○○ ○○と申します。
この度は、面接日をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

申し訳ございませんが、ご提示いただいた日に出張の予定が入っており、貴社にお伺いすることが難しい状況です。
勝手を申し上げて恐縮ですが、以下の日程であればお伺いすることが可能です。
・×月10日(月)9時~12時、15時~18時
・×月11日(火)9時~12時
・×月13日(木)終日

ご迷惑をおかけいたしますが、上記日程にて再度調整いただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
名前:
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

決定済の面接日を変更したい場合

在職しながら転職活動をしている場合、業務の都合などですでに決まった面接日に行けなくなることもあるでしょう。ここでは、決定済みの面接日の変更をお願いするメール例文を紹介します。

株式会社○○
人事部○○ ○○様

お世話になっております。
先日、面接の日程調整をさせていただきました○○ ○○と申します。

×月12日(水)14時より面接のお約束をさせていただいておりましたが、急に遠方の出張が入り、貴社にお伺いすることができなくなりました。
日程調整でお手数をおかけしたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

勝手なお願いを申しますが、もし可能であれば、下記日程にて調整をお願いできますでしょうか。
・×月10日(月)9時~12時、15時~18時
・×月11日(火)9時~12時
・×月13日(木)終日

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
名前:
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接日程メールで評価を落とさない。好印象な連絡を心がけよう

面接日程メールはビジネスメールの1つです。基本的なビジネスマナーやルールを守って送るようにしましょう。志望企業の採用担当者は、メールを通して社会人としての基本が身についているかということも確認します。ここで評価を落とすのは非常にもったいないことです。紹介した例文なども参考にして適切なメールを送り、内定獲得を目指しましょう。

SHARE ENTRY

この記事を読んだ方におすすめ

11種類の職種一覧を紹介!職種や業種の違い、最適な職種の選び方を解説|の画像

11種類の職種一覧を紹介!職種や業種の違い、最適な職種の選び方を解説

会社を辞めるタイミングや理由の伝え方! 手順・準備・手続き・注意点|の画像

会社を辞めるタイミングや理由の伝え方! 手順・準備・手続き・注意点

年収400万の手取り額や生活レベルを解説|満足度や目指す方法も|の画像

年収400万の手取り額や生活レベルを解説|満足度や目指す方法も

職務経歴書は手書きとパソコンどちらがおすすめ?書き方や注意点、それぞれのメリットも解説|の画像

職務経歴書は手書きとパソコンどちらがおすすめ?書き方や注意点、それぞれのメリットも解説

転職基礎情報

【女性向け】これから需要が増える仕事は? 長く続けられる仕事13選!|の画像

【女性向け】これから需要が増える仕事は? 長く続けられる仕事13選!

20代で年収500万円稼ぐには? 割合や稼ぐ方法など解説|の画像

20代で年収500万円稼ぐには? 割合や稼ぐ方法など解説

30歳で年収700万を稼ぐには? 700万円以上稼ぐ割合や達成する方法|の画像

30歳で年収700万を稼ぐには? 700万円以上稼ぐ割合や達成する方法

マナーを押さえて円満退職を目指そう!退職挨拶の方法について徹底解説|の画像

マナーを押さえて円満退職を目指そう!退職挨拶の方法について徹底解説

やりたい仕事がない!適職が見つからない原因と探し方のコツ|の画像

やりたい仕事がない!適職が見つからない原因と探し方のコツ

年収650万円を目指すには? 人口割合や手取り額、ローンや税金対策も解説|の画像

年収650万円を目指すには? 人口割合や手取り額、ローンや税金対策も解説

志望動機の書き方|書くべき要素や効果的に書くコツ・注意点を解説|の画像

志望動機の書き方|書くべき要素や効果的に書くコツ・注意点を解説

未経験でも事務職に転職するには? 業務内容や資格、スキルなどを解説|の画像

未経験でも事務職に転職するには? 業務内容や資格、スキルなどを解説

第二新卒がIT業界へ転職するには?エンジニア未経験でも成功する方法を解説|の画像

第二新卒がIT業界へ転職するには?エンジニア未経験でも成功する方法を解説

第二新卒がベンチャー企業に転職するメリットと転職のポイント|の画像

第二新卒がベンチャー企業に転職するメリットと転職のポイント

第二新卒におすすめの業界・第二新卒におすすめの職種とは?|の画像

第二新卒におすすめの業界・第二新卒におすすめの職種とは?

第二新卒は不利?転職において第二新卒は不利になる部分はあるのかを解説|の画像

第二新卒は不利?転職において第二新卒は不利になる部分はあるのかを解説

転職準備

転職はめんどくさい?転職活動がめんどくさいときの転職活動の進め方|の画像

転職はめんどくさい?転職活動がめんどくさいときの転職活動の進め方

営業職への自己PRとは?営業未経験の場合の自己PRの例文も紹介!|の画像

営業職への自己PRとは?営業未経験の場合の自己PRの例文も紹介!

【例文あり】志望動機はどう書けばいい?書き方のポイントや注意点まとめ|の画像

【例文あり】志望動機はどう書けばいい?書き方のポイントや注意点まとめ

職務経歴書の自己PRを未経験で作成するポイントと例文を紹介!|の画像

職務経歴書の自己PRを未経験で作成するポイントと例文を紹介!

第二新卒の自己PRはどう書く?第二新卒の自己PRの実績がない場合の例文|の画像

第二新卒の自己PRはどう書く?第二新卒の自己PRの実績がない場合の例文

職務経歴書の事業内容とは?職務経歴書の事業内容の書き方|の画像

職務経歴書の事業内容とは?職務経歴書の事業内容の書き方

【第二新卒】職務経歴書の書き方・例文と、書くことがないときの対処法|の画像

【第二新卒】職務経歴書の書き方・例文と、書くことがないときの対処法

【転職活動の始め方】活動期間・必要な準備・流れ・成功のポイント|の画像

【転職活動の始め方】活動期間・必要な準備・流れ・成功のポイント

【転職活動の流れ】進め方やスケジュール、必要な準備やよくある質問|の画像

【転職活動の流れ】進め方やスケジュール、必要な準備やよくある質問

営業未経験の30代でも転職は可能?成功するためのポイントを解説|の画像

営業未経験の30代でも転職は可能?成功するためのポイントを解説

第二新卒の就活は厳しい?第二新卒の就活や転職が厳しい理由と成功のポイント|の画像

第二新卒の就活は厳しい?第二新卒の就活や転職が厳しい理由と成功のポイント

職務経歴書はどこまでさかのぼる?職務経歴書をどこまで書くかを解説|の画像

職務経歴書はどこまでさかのぼる?職務経歴書をどこまで書くかを解説

応募・面接

志望動機の例文紹介!志望動機の書き方と志望動機の書き出しの重要性|の画像

志望動機の例文紹介!志望動機の書き方と志望動機の書き出しの重要性

【例文付き】人事・労務に転職するための自己PRとは? 未経験や中途でもなれる?|の画像

【例文付き】人事・労務に転職するための自己PRとは? 未経験や中途でもなれる?

【営業・ITエンジニアの例文付き】異業種に転職する場合の志望動機と面接NG例|の画像

【営業・ITエンジニアの例文付き】異業種に転職する場合の志望動機と面接NG例

【面接が苦手な人必見!】うまく話せるようになるためのコツを解説|の画像

【面接が苦手な人必見!】うまく話せるようになるためのコツを解説

Web面接(オンライン面接)の背景はどうする? 転職を成功させるためのポイントとは|の画像

Web面接(オンライン面接)の背景はどうする? 転職を成功させるためのポイントとは

ありのままを伝えるだけではNG?面接で長所を上手くアピールする方法とは|の画像

ありのままを伝えるだけではNG?面接で長所を上手くアピールする方法とは

履歴書と職務経歴書は目的が異なる!書き方や注意すべきポイントを徹底解説|の画像

履歴書と職務経歴書は目的が異なる!書き方や注意すべきポイントを徹底解説

履歴書に貼る写真サイズは何cm?好印象を与える方法や、注意点を解説|の画像

履歴書に貼る写真サイズは何cm?好印象を与える方法や、注意点を解説

自己PRで思いやりを長所として伝える際の例文と言い換え表現|の画像

自己PRで思いやりを長所として伝える際の例文と言い換え表現

転職の最終面接はほぼ合格?転職の最終面接の特徴と成功のポイント|の画像

転職の最終面接はほぼ合格?転職の最終面接の特徴と成功のポイント

転職面接でよく聞かれるキャリアプランとは?作成方法と回答ポイントを解説|の画像

転職面接でよく聞かれるキャリアプランとは?作成方法と回答ポイントを解説

面接で自己紹介はどう答えたらいい?含めるべきことやNG例を紹介!|の画像

面接で自己紹介はどう答えたらいい?含めるべきことやNG例を紹介!

仕事の基礎知識

30代で転職!未経験の業界や仕事は厳しい?転職成功のポイントやおすすめの仕事|の画像

30代で転職!未経験の業界や仕事は厳しい?転職成功のポイントやおすすめの仕事

IT業界って具体的にどのような仕事?業界別に徹底解説|の画像

IT業界って具体的にどのような仕事?業界別に徹底解説

SE(システムエンジニア)になるには?仕事内容・年収・やりがいなどを紹介!|の画像

SE(システムエンジニア)になるには?仕事内容・年収・やりがいなどを紹介!

インセンティブとは? メリット・デメリットや向き不向きを解説!|の画像

インセンティブとは? メリット・デメリットや向き不向きを解説!

プログラマー(PG)とは?仕事内容や年収、必要なスキルを中心に徹底解説|の画像

プログラマー(PG)とは?仕事内容や年収、必要なスキルを中心に徹底解説

ベンチャー企業とは?定義や働くメリット・デメリットについて解説!|の画像

ベンチャー企業とは?定義や働くメリット・デメリットについて解説!

一時の気の迷いで決断するのはダメ?仕事をやめたいと思ったときの対策とは|の画像

一時の気の迷いで決断するのはダメ?仕事をやめたいと思ったときの対策とは

仕事が辛い!仕事が辛いときの心身の異変と仕事が辛すぎるときの対処法|の画像

仕事が辛い!仕事が辛いときの心身の異変と仕事が辛すぎるときの対処法

失業手当の基礎知識|失業したら必ずもらえる? 受給要件や受給額も解説|の画像

失業手当の基礎知識|失業したら必ずもらえる? 受給要件や受給額も解説

スタートアップに転職?スタートアップへ転職のメリット・デメリット|の画像

スタートアップに転職?スタートアップへ転職のメリット・デメリット

テレアポは未経験可で時給の高い求人が多い!向いている人の特徴とは?|の画像

テレアポは未経験可で時給の高い求人が多い!向いている人の特徴とは?

【不動産業界の営業職への転職】自己PRの書き方のポイント|の画像

【不動産業界の営業職への転職】自己PRの書き方のポイント

おすすめ記事

失礼な立ち振る舞いは即刻不採用も?転職面接の正しいマナーを習得しよう|の画像

失礼な立ち振る舞いは即刻不採用も?転職面接の正しいマナーを習得しよう

第二新卒が異業種にキャリアチェンジするためのポイントとは?|の画像

第二新卒が異業種にキャリアチェンジするためのポイントとは?

第二新卒におすすめの業界・第二新卒におすすめの職種とは?|の画像

第二新卒におすすめの業界・第二新卒におすすめの職種とは?

第二新卒は甘い?甘くない?第二新卒での転職は甘いのかを解説|の画像

第二新卒は甘い?甘くない?第二新卒での転職は甘いのかを解説

職務経歴書に書くことがない・職務要約に書くことがない場合の対処法|の画像

職務経歴書に書くことがない・職務要約に書くことがない場合の対処法

職務経歴書に複数社(2社以上)ある転職が多い人向けのサンプル一覧|の画像

職務経歴書に複数社(2社以上)ある転職が多い人向けのサンプル一覧