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会社を辞めるタイミングや理由の伝え方! 手順・準備・手続き・注意点

会社を辞めるタイミングや理由の伝え方! 手順・準備・手続き・注意点

退職しようと考えているものの、退職するまでの流れや必要な手続き、いつ退職することを伝えればよいのか分からない方は少なくありません。退職についてよく知らないと会社とのトラブルを招いてしまい、円満退職できない可能性があります。この記事では退職のタイミングや退職までの準備、退職する際の注意点などについて解説します。

会社を辞めるタイミングはいつ?

会社を辞めるタイミングを誤ると円満退職できなくなる可能性があります。退職時期に関する法律上のルールと、退職に適したタイミングを4つ紹介します。

法律上のルール

退職に関する法律は「民法」が適用されます。正社員などの雇用期間の定めがない契約では、民法第627条によって、2週間前までに退職の意思を伝えれば、会社の承諾を得られなくても退職できます。

一方で、契約社員など雇用期間に定めがある場合には、契約期間内に退職できません。ただし、民法第628条により、 やむを得ない理由がある場合には退職できます。やむを得ない理由には、妊娠・出産・育児・病気などが原因で仕事を続けていくことが難しい場合や、労働条件が実際と異なる場合などがあてはまりますが、法律ではやむを得ない理由の定義がなく、個々の事例によって判断されるため注意が必要です。

また、1年以上の雇用契約を結んでいる場合には、労働基準法第137条の規定により、契約初日から1年以上経過した日以降はいつでも退職ができます。

とはいえ、上記はあくまでも法律上のルールであり、会社の就業規則に退職を伝える時期について記載がある場合がほとんどです。法律よりも会社の就業規則にしたがうことで円満退職しやすくなるため、まずは勤務先の就業規則を確認してみてください。

ポイント1.求人が多い時期に合わせて退職する

転職を考えている場合は、求人が多い時期に転職活動をすると転職先が見つけやすくなります。厚生労働省が公表している「一般職業紹介状況」で有効求人数の推移を見ると、10月頃と3月頃は求人が多い傾向です。

10月は下半期の初月にあたるため事業体制に合わせた求人が出やすいこと、3月は年度が切り替わるタイミングにあたるため退職者が出やすく、人事異動も多いためポジションに空きが出やすいことなどが理由です。現職と並行して転職活動を進める場合は、時間にゆとりをもって転職活動を始めることをおすすめします。

ポイント2.ボーナスをもらってから退職する

ボーナスをもらってから退職したいと考えている方は少なくありません。会社によってボーナスが支給されるタイミングは異なりますが、夏は6月、冬は12月に支給されるケースが多数です。「支給日在籍要件」を設定している会社が多いため、支給日に在籍していないとボーナスを受け取れない場合があります。勤務先のボーナスに関しては就業規則を確認してください。

退職するには、就業規則にしたがい遅くとも退職希望日の1ヶ月前には会社に退職の意思を伝える必要があります。しかし、退職の意思をボーナスの受け取り前に伝えてしまうと、支給日前に退職日を設定され、ボーナスを受け取れないという問題が発生します。

したがって、ボーナスを受け取ってからの退職を考えている場合、ボーナスを受け取った後に退職の意思を伝えるのがベターなタイミングです。受け取った直後に伝えてしまうと「ボーナス目当て」と思われ円満退職できない可能性もあるため、ボーナスを受け取ってから1ヶ月程度経ってから退職の意思を伝えましょう。

ポイント3.閑散期に退職する

閑散期に退職することで、上司から強く引き留められることや、同僚や部下へ迷惑をかけることが少なくなります。円満退職を目指すなら、閑散期を選びましょう。

会社や部署によって閑散期は異なります。勤務先や所属部署の閑散期を考慮し、閑散期に退職できるよう退職の意思を伝えるようにしてください。

ポイント4.月末に退職する

退職する際には、何月に辞めるのかだけではなく、何日に退職するかも慎重に決める必要があります。基本的には月末に退職するのがおすすめです。

社会保険は退職した翌日に被保険者の資格を喪失します。日割りがなく、1ヶ月単位で保険料を徴収されるため、例えば月の途中の15日で退職した場合、保険料は前月分までしか徴収されません。

一方で月末日に退職すると、翌月の1日に被保険者の資格を喪失するため、退職した月の保険料を納める必要があります。

一見負担する保険料が増えてデメリットが大きいように見えますが、実は月末日に退職をしたほうがメリットがあります。社会保険料の支払い期間が増えた分、老齢厚生年金などの受給額も増えるからです。

仮に15日に退職をしたとしても、16日からは自分で手続きをして入った保険に保険料を支払う必要があります。転職先がすでに決まっている場合は社会保険に入れるためあまり関係ないかもしれませんが、ブランク期間が発生する方はその期間中は社会保険に入れないため、老齢厚生年金などの受給額が減ります。

ただし、会社によっては給与の手取りから2ヶ月分の保険料が天引きされる可能性があることは頭に入れておいてください。

会社を辞める前にやるべき準備

会社を辞めようと決意をしてもすぐに会社側には伝えず、退職のスケジュールを立てたり、退職の意思を明確にしたりして確実に退社できるよう準備する必要があります。

退職の理由を明確にする

まずは「なぜ退職をしたいのか」を深掘りして退職の理由を明確にしましょう。「賃金が低いから」「職場環境が合わないから」「キャリアアップしたいから」などそれぞれ理由があるはずです。

退職の理由が明確でないと、退職の理由を聞かれたときにうまく答えられない、曖昧になってしまい話が矛盾してしまうといった可能性があります。自分の中に迷いが生じてしまい、上司から引き留められる原因になる可能性もあるため、退職の理由は明確にしておきましょう。

就業規則を十分に確認する

民法では2週間前までに退職の意思を伝えれば退職できるとされていますが、就業規則には「退職する○日前までに意思を伝えること」など、退職時期に関する内容が記載されている場合がほとんどです。

就業規則にしたがわなければ会社との間でトラブルが発生し、円満退職することが難しくなります。退職を決意したら就業規則を十分に確認し、規則にしたがって退職までのスケジュールを立てましょう。

ただし、就業規則の内容が「1年前に退職の申請をすること」などと極端に長い期間が設定されており、明らかに正当でない場合は、就業規則にしたがう必要はありません。

失業手当について調べる

退職後に新しい就職先を探そうと考えている方は失業手当(基本手当)についてしっかりと調べておく必要があります。

失業手当とは、失業中の人に雇用保険から給付される手当のことです。しかし、失業中の人全員に無条件に給付されるわけではなく、「ハローワークに来所して申し込みをおこなっていること」「退職以前の2年間に被保険者の期間が12ヶ月以上あること」などの条件があります。

全ての条件を満たしている方のみが受給対象者となるため、自分が失業保険を受給できるのかを確認してください。人によって受給できる金額や期間も異なるので「いくら受け取れるのか」「受取可能期間はどれくらいなのか」などの詳細もチェックする必要があります。

退職までのスケジュールを立てる

退職を決心したらすぐに退職意思を会社側に伝えるのではなく、まずは退職までのスケジュールを立てましょう。

「何月までに退職したいのか」「ボーナスは受け取るのか」「会社に迷惑をかける時期ではないか」など、退職するにあたって確認すべき項目は多くあります。また、就業規則にしたがって退職しなければ会社側と揉めてしまい、円満退職できない可能性も高くなってしまいます。

自分がどのタイミングで退職を希望し、そのためには何ヶ月前から行動する必要があるのかを入念にチェックしてスケジュールを立てることが大切です。

転職先が決まっているとスケジュール調節がしやすくなるため、早めに転職活動を始めて内定をもらい、就職日に間に合うように退職のスケジュールを立てるという方法もあります。

転職活動を進める

転職をするために退職を考えている方は、退職する前に転職活動をおこない、退職先を決めておくことをおすすめします。退職後に次の職場を探すと、無収入の期間ができるため気持ちの余裕がなくなり、妥協して職場を決めてしまった結果、失敗する恐れがあります。

また、ブランクが長くなると採用に不利になることもあります。その意味でも次の就職先はできるだけ早めに決めておくのが賢明です。

会社の辞め方 手順を追って解説

会社を辞めるには、主に6つのステップがあります。就業規則によりますが、退職まで1〜3ヶ月程度の期間が必要となるためタイミングを見てなるべく早めに行動しましょう。

上司に退職の意思を伝える

退職を決意したら、まずは直属の上司に退職の意思を伝えましょう。繁忙期を避け、就業規則にしたがい退職する1〜3ヶ月前には伝えるようにしてください。忙しい時に退職の話をしても取り合ってもらえない可能性が高いためです。

退職の話をするときには、必ずアポを取りましょう。直接会って話す時間を確保することが好ましいですが、上司が忙しい場合にはメールでアポを取り、退職の意思表示は対面でおこなうのが基本です。

退職交渉を行う

直属の上司に話した後は退職交渉をおこないます。退職交渉とは、直属の上司のほかに管理職の方などを交えて話し合い、具体的な退職日を決めることです。

交渉中には引き留められることもあります。ここで退職の意思を曖昧にしてしまうと、結局退職できなくなる可能性もあるため、退職の意思をしっかり伝えましょう。

退職の理由や次の会社について聞かれることもありますが、退職の理由はあまり深く話さないようにしてください。「一身上の都合」や「家庭の事情」などでも問題ありません。

退職願を提出する

退職交渉が成立したら退職願を直属の上司に提出します。退職願には、退職願の提出日や退職希望日などを記載しましょう。

退職願とは、会社に「退職をしたい」と、合意退職を申し入れるための書面です。会社に承諾されると退職できます。これに対して「退職します」と申し出る退職届は、一方的に退職の意思を表示する書面であり、会社の承諾は不要です。

退職する際にどちらを出さないといけないといった法律上の決まりはありませんが、円満退職を希望し、それが実現できそうなら退職願を出すのが好ましいです。一方、退職を認めてもらえないなど、スムーズな退職が難しい場合は退職届を提出します。

業務を引き継ぐ

会社に承諾を得て退職が決まったら、これまでの業務の引き継ぎを行います。引き継ぎはマニュアルを渡すだけでなく、できるだけ口頭でも伝え、時間があるときは一緒に作業をすることをおすすめします。

メールや書類などの文字だけではうまく伝わらず、引き継いでくれる担当者に誤った情報を伝えてしまう可能性があるためです。

退職まであまり時間がない場合は、定型業務に関するものについてはマニュアルを作成し、分からないところは退職までに聞くように指示すると負担を軽減できます。自分しか知らない重要な内容や、文章だけでは伝わりにくい内容に関しては時間を設け、必ず口頭でも伝えましょう。引き継ぎミスによって会社に迷惑をかけないよう注意が必要です。

業務の引き継ぎを怠ると、退職した後にトラブルが発生して迷惑をかけてしまったりする可能性があります。円満退職をするためにも、最後まで責任感をもって仕事をしましょう。

経費精算や各種手続きを済ませる

会社を辞めるにあたって、経費精算は必ず済ませておくようにしてください。経費精算が終わっていないと、退職後に呼び出される可能性があります。

また、転職先が決まっていない状態で退職すると社会保険を抜けるため、その後に加入する保険や年金への切り替えについては自分で手続きする必要があります。手続きに際しては資格喪失証明書などが必要なので、会社から受け取っておきましょう。

住民税も退職後は特別徴収(給与天引き)できなくなるため、一括で会社に納めるか普通徴収(納付書や口座振替によって自分で支払う方法)に切り替える必要があります。ほかにも雇用保険被保険者証や源泉徴収票など会社から受け取るべき書類が複数あります。手続きや書類に関して不明点があれば、会社の総務課など担当部署に必ず確認し、適切に手続きをおこないましょう。

有給休暇を消化する

有給休暇は雇用された日から半年を経過すると10日付与され、そこから1年経つごとに1日ずつ増加し、最大で年間20日付与されます。未消化の有給休暇は2年分まで繰り越しが可能なので、最大で40日の有給休暇を取得できます。

有給休暇は1日ずつ取得してもまとめて取得してもよいルールなので、退職する場合は必要な業務を完了してから退職日まで全て有給休暇にあてることも可能です。

退職が決まったら有給休暇の残日数を確認してみましょう。退職日を過ぎてしまうと有給休暇の消化はできないため、退職日までにできるだけ消化することをおすすめします。

ただし、有給休暇を取るタイミングには注意が必要です。有給休暇を消化したせいで会社と揉めることがないように、引き継ぎや挨拶回りなどが終了してから取るようにしましょう。

会社を辞める理由の伝え方は?

退職の意思を伝えると、なぜ辞めたいのかを聞かれることがあります。伝え方を間違えてしまうと退職が難しくなる場合もあるため、上司が受け止めやすい伝え方を意識しましょう。

転職を理由に退職する方は、「挑戦したい業界がある」などの前向きな理由を伝えます。「賃金が低い」「職場の雰囲気が合わない」などのネガティブな発言をすると「賃金を上げるから残ってほしい」「職場の雰囲気をもっと明るくするよう努めるから残ってほしい」などと引き留めにあう可能性があります。

介護や育児などの家庭の事情で退職をしたい場合には正直に退職理由を話しても問題ありません。家庭の事情は上司や管理職の方でも踏み込みにくく、引き留められるケースは少ないためです。

なお、どのような理由で退職するにしても、退職理由を話す際には、今までお世話になった上司や会社への感謝も忘れず話すようにしましょう。

会社を辞めるときの注意点

退職する際は、自分と会社のお互いが納得したうえで退職するのが理想です。次の5つを頭に入れ円満退職を目指しましょう。

転職先が決まってから辞める

退職する前に転職先を決めることで、仕事を辞める決心がつくため、引き留められづらくなります。また、退職までのスケジュールが立てやすく収入が途切れることもないため、心にゆとりが生まれ精神的に安定します。仕事が忙しく転職活動が難しい方も多いかもれませんが、有給休暇を利用して面接を受けることも可能です。応募先によっては在職中であることを考慮して就業時間後や土曜日に面接を実施してくれる場合もあります。現職の忙しさを理由に転職活動を諦める必要はありません。

ネガティブな退職理由をありのまま話さない

「職場の雰囲気が合わない」や「給料が低い」などのネガティブな退職理由を話すと引き留められたり、円満退職できなくなったりする可能性があります。ネガティブな理由はありのまま話さないようにしましょう。

例えば「より専門性を高められる環境で働きたい」「以前から目標としていた仕事をしたい」などのポジティブな理由を伝えることで、上司も応援してくれて円満退職につながります。

退職理由を二転三転させない

退職理由を伝える際には、円満退職できるよう上司や管理職の方を説得する必要があります。しかし、事実をもとに考えたうえで退職理由を説明しないと、退職理由が二転三転してぶれてしまう可能性があります。

本音と建前をうまく使い分けつつも、嘘は言わないようにすることで、退職理由に矛盾が生じることを避けられます。あらかじめ話の内容をよく考え、退職理由がぶれないように注意しましょう。

転職活動を公にしない

転職活動をしていることを公にすると、退職するという噂が社内に広まり会社にいづらくなってしまう、会社と揉めてしまい円満退職が難しくなるといった可能性があります。

転職活動がつらく、誰かに話したいと思うこともあるかもしれませんが、職場の人ではなく家族や他の職場の友人に話すようにしましょう。

信用している会社の同僚や先輩であっても、話が広まってしまう可能性は十分にあるので退職が決まるまでは伝えないのが賢明です。

転職先を軽率に話さない

転職先を聞かれた際、すでに転職先が決まっていたとしても会社名は出さないようにしましょう。どうしても伝えたい場合でも会社名ではなく「業種」にとどめるべきです。

会社名を出してしまうと「引き抜き」を疑われて在職中の会社から転職予定の会社にクレームを入れられる、ネガティブな情報が伝わるなどしてトラブルになる可能性があります。

会社を辞める際のよくあるトラブルと対処法

退職するにあたり、ときには会社側と意見が合わず交渉がうまくいかないこともあります。退職をめぐって会社とトラブルになった際、どのように対処すればよいのかを解説します。

退職を認めてもらえない

会社側から「退職させない」と一方的に言われ退職させてもらえないケースがあります。この場合には行政機関に相談してください。最初に相談する行政機関として「労働基準監督署」があります。

労働基準監督署とは、管轄する企業が労働基準法などを守って運用をしているか監督する行政機関です。「会社に退職を認めてもらえない」と相談することで会社に指導してくれる可能性があります。

ただし、指導が入るだけで会社との仲介役となり退職を手助けしてくれるわけではありません。労働基準監督署に相談しても解決しない場合には、「労働局」に相談します。労働局に相談すれば会社に指導をするだけでなく、労働問題の専門家が仲介をしてくれる「あっせん」という制度を利用できます。

また、会社から引き留められたくない場合には、退職の意思を伝えるまでに転職先の内定をもらっておくことをおすすめします。転職先が決まっている以上、会社としても引き留めできないという心理が働きやすいためです。

有給休暇の消化を認めてもらえない

労働者は退職するまで有給休暇を消化する権利があり、会社が有給休暇の消化を拒否することは違法です。しかし、会社によっては有給休暇の消化を認めてくれないケースがあります。この場合、まずは社内に設置されている相談窓口に相談し、解決しない場合には労働基準監督署に相談しましょう。

引き継ぎや挨拶回りが終わっていないタイミングで有休消化を申請しても受け入れてもらえないことがあるので、退職前にするべき業務をきちんと終わらせたうえで申請することをおすすめします。

「有休消化を申請したら退職日以降にずらされた」というケースもありますが、退職後に有給休暇をずらすことはできないため、退職前に有休消化できるように再度申請してください。

退職金を受け取れない

退職する際「退職金が受け取れるのか」と不安に思う方も多いはずです。退職金が受け取れない例として、退職の申し出をしたら懲戒解雇扱いにされてしまったというケースがあります。不当な理由で退職金を受け取れない場合には、労働基準監督署や弁護士に相談してください。

ただし、会社によっては退職金制度がない場合や、自己都合退職では退職金が減額される場合などがあります。就業規則や退職金規定を見て、支給対象者の条件や金額の計算方法などを確認しておきましょう。

円満退職を目指すならキャリアアドバイザーへ相談を

キャリアアドバイザーとは、転職を希望する人に対して転職が決まるまでさまざまなサポートやアドバイスを提供する人のことです。転職先を決めてから退職の意思を伝えることで円満退職しやすくなるので、一度キャリアアドバイザーに相談してみましょう。

おすすめのサービスとして「PeceBox」があります。「PeceBox」とは、若手オファー型の転職サービスです。オンライン上でキャリアアドバイザーに「どんな会社に就職したいのか」「自分の強みは何か」などを相談でき、キャリアアドバイザーがPR文の作成を手助けしてくれます。

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「PeceBox」の登録は無料なので、転職を考えている人はぜひ登録してみてください。

ポイントを押さえて円満退職を目指しましょう

退職を決意してから退職するまでには多くの注意点がありますが、まずはしっかりと自分の意思を確認し、退職までのスケジュールを組むことが大切です。

また、事前に就業規則を確認し、社内のルールを守ったうえで退職の意思表示をすることでトラブルを減らせます。

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