転職活動で、応募先企業にアピールするために重要な書類が「職務経歴書」です。職務経歴書は手書きでもよいのか、パソコンで書かなくてはいけないのかと、迷った方もいるのではないでしょうか。本記事では、手書きとパソコン使用、それぞれのメリットやデメリット、書き方の注意点などをまとめています。
目次
職務経歴書は手書きとパソコンどちらでもOK
職務経歴書には、決められたフォーマットはないため、応募先企業から指定がない限り、手書き・パソコンのどちらで作成しても問題はありません。手書きかパソコンかという作成手段よりも、スキルや熱意などをアピールできているかどうかが重要だからです。
ただし、ウェブで提出をする場合や効率性や美観を意識する場合は、パソコンでの作成がおすすめです。
職務経歴書を手書きで作成するメリット
職務経歴書を手書きで作成するメリットは、応募先企業に訴えかけられることです。また、職務経歴書はパソコンで作成された画一的なものが多いため、手書きの職務経歴書は採用担当者が関心を持つきっかけにもなるでしょう。
つまり、手書きのメリットは、実用面よりは心情的な要素が中心であるといえます。職務経歴書を手書きで作成するメリットについて説明します。
達筆なら文字の美しさがアピール材料になる
字が美しい人なら、手書きの職務経歴書はアピール材料になるでしょう。特に、秘書や教師、講師など、手書きする機会が多い職種や業種の場合、字の美しさは強みです。
達筆であることや字の美しさが自分の強みであるならば、手書きで作成した職務経歴書は採用担当者に好印象を与えられるため、好結果につながるかもしれません。
丁寧さや意欲を伝わりやすい
手書きの文字には人それぞれの個性が表れるものです。バランスの取れた配置や、気を配って書かれた文字からは、丁寧さやまじめさなどが伝わります。
手書きの職務経歴書は、応募先企業ごとに1つずつ作らなくてはならず、手間と時間が必要です。整った手書きの職務経歴書を提出することで、丁寧さや意欲をアピールできる可能性もあるでしょう。
採用担当者の目にとまりやすい
職務経歴書の作成にはパソコンを使用する例が多いため、手書きの職務経歴書があると、それだけで目立ちます。見た目でほかの応募者と差別化できる点は、手書きのメリットです。
「わざわざ面倒な手書きで作成してくるとは、どういう人なのだろうか」といった、採用担当者の関心を引きやすい効果が見込めます。ただし、手書きであるだけで評価されることはないため、しっかりした内容を備えていなくてはなりません。
職務経歴書を手書きで作成するデメリット
職務経歴書を手書きすることのデメリットは、手間と時間がかかることです。応募先が1件ならともかく、複数となると、同じ内容を何回も手で書かなくてはなりません。字を間違ってしまったら、書き直しですし、少しだけ書き直すのも困難です。
この項では、職務経歴を手書きで作成するデメリットについて、以下に解説しています。
時間がかかる
文字を手で書くこと自体、時間がかかります。職務経歴書の枚数は、A4サイズで2~3枚が適切とされており、文書量も多いです。
応募先企業が5社あるなら、同じ職務経歴を5回書く必要があります。書き終えた後に追加したい内容が出てきた場合は書き直さなくてはいけませんし、誤字や脱字がある場合も同様に書き直しが必要です。
限られた時間の中で効率的に進めたい転職活動では、手書きの職務経歴書は時間のロスにつながります。
パソコンスキルがないと誤解される可能性がある
「パソコンスキルがないから、手書きの職務経歴書を提出してきたのかな」と思われる懸念があります。仕事内容によってはパソコンスキルを重視されない可能性もありますが、一般的には不利に働くことが多いでしょう。
何らかの手段を使ってパソコンで作成し、提出することは可能です。あえて手書きにする理由がないのであれば、パソコンを使って読みやすい職務経歴書を作りましょう。
手書きで職務経歴書を作成する際のコツ
手書きで職務経歴書を作成するコツとして、以下の4つが挙げられます。
- アピールしたい項目を目立たせる
- 読みやすい文字を心がける
- 基本的な書き方を念頭に置く
- 修正液・修正テープを使用しない
微妙な文字サイズの変化や、文字の美しい流れを意識した表記など、手書きならではテクニックを活用しましょう。手書きで職務経歴書を作成する際のコツについて説明します。
アピールしたい項目を目立たせる
手書きは、微妙に文字を大きくしたり、筆圧を強くしたりなど、アピールポイントを目立たせることが可能です。職務経歴書で重要なのは、キャリアやスキルをいかにアピールできるかです。手書きをするならば、アピールしたい項目が目立つように調整しましょう。
職務経歴書は一般的に、以下の3パターンのどれかを使って作成します。
- 編年体式：職歴を時系列で書く
- 逆編年体式：職歴を現在から遡って書く
- キャリア式：職種や業務などごとに分けて書く
編年体式は転職回数が少ない場合や、社会人経験が短い場合に向いている方式です。転職回数を重ねている人や、直近のキャリアにアピールポイントがある人には、逆編年体式が適しています。職種を変えての転職歴がある人は、キャリア式を使うとまとめやすいです。
転職回数や経験の長短などで、自己のアピールに適している方式を選んで作成しましょう。
読みやすい文字を心がける
職務経歴書を手書きで作成する際には、応募先企業の担当者が読みやすいように心がけることが重要です。仮に字がきれいでなくても、丁寧に書いてあれば、よい印象を与えられます。トメやハネ、ハライを意識し、文字間や行間が揃うように調整することで、美しく読みやすい文書になります。
文字の大きさがまちまちだったり、乱雑に書かれていたりすると、採用担当者の読む気を失わせかねません。読みやすい書く自信がなければ、無理に手書きで作成しない方が良いです。
基本的な書き方を念頭に置く
職務経歴書を作る際には、基本的な書き方は押さえておきましょう。これは、手書きでもパソコンでも同じです。主たる項目は、以下のとおりです。
- 職務経歴
- 保有資格やスキルなど
- 自己PR
職務経歴には、過去に勤めた企業の情報と、担当した業務を簡潔に記します。応募先企業が、資格を応募の条件にしている場合は、その資格を保有していることを明記してください。職務経歴書の書き方の詳細は、後述します。
修正液・修正テープを使用しない
たった1字であっても、誤字の修正に修正液・修正テープを利用するのはやめましょう。修正の痕跡があるだけで、採用担当者の印象は悪化します。鉛筆で下書きしてからボールペンで清書するなど、修正をしない工夫をしましょう。
消しゴムで消せるタイプのボールペンも市販されていますが、消して書き直せる筆記具で職務経歴書を作成するのは、第三者が修正、改ざんできてしまうため使用はNGです。
手書きで作成する職務経歴書の選び方
手書きで職務経歴書を作成する場合は、市販されているものを使うことをおすすめします。職務経歴書には決まったフォーマットはないため、自分で作成することも可能です。
さまざまタイプの中から、自分のキャリアや経歴に適したタイプを使いましょう。適切な用紙や形式の選び方、購入可能場所について説明します。
適切な用紙や形式は？
職務経歴書には白色の上質紙が適しています。特に後述のテンプレートを印刷する場合、古紙や再生紙を使うとインクのにじみやかすれが出るなど、好印象を与えにくい出来栄えになりかねません。紙の厚みも、あまり薄いものはインクが乗りにくく、職務経歴書には不向きです。
先述のとおり、職務経歴書のフォーマットにはいくつかのパターンがあります。多様な職務遍歴を持つ人には、職歴を書き込む部分が大きいタイプが好適です。アピールしたい内容が盛りだくさんなら、自己PRの枠が広めになっているものを選びましょう。
職務経歴書はどこで買える？
職務経歴書は、文具店や書店、コンビニエンスストア、通販サイトのほか、100円ショップでも売っています。履歴書とセットで販売されているケースも多いです。多種多様な書式の中から、自分の使いやすいものを選びましょう。
また、パソコンでダウンロードしてから印刷する、手書き用の職務経歴書テンプレートもあります。テンプレートは無料のことが多いため、「パソコンは使えるが、職務経歴書は手書きで作りたい」という人にはおすすめです。
職務経歴書の手書きを避けたほうがいい応募先
応募先企業によっては、手書きの職務経歴書を提出するのは避けた方がよいケースがあります。代表的な例が、IT企業と外資系企業です。
どちらもパソコンスキルを重視することもあり、応募書類もパソコンでの作成が前提になっているケースが標準的です。評価を下げかねないため、手書きの職務経歴書を使用するのはやめましょう。
IT企業
高いITスキルを求められるIT企業では、手書きの職務経歴書は評価を下げる危険性が高いため、避けたほうがよいでしょう。なぜなら、IT企業で働く場合、プログラミング能力やコミュニケーションツール活用など、パソコンスキルは必須です。
IT企業への転職を検討しているなら、職務経歴書はプレゼン資料であるととらえて、アピール度が高く説得力のあるものを作りましょう。
外資系企業
合理性を追求する傾向が強い外資系企業では、作成に時間のかかる手書きの職務経歴書は、理解を得にくいでしょう。能力を重視する外資系企業は、即戦力となる人材を中途採用することが多いため、パソコンスキルがない人材を採用する可能性は低いです。
面接前に「パソコンすら使えない応募者」という印象を与えないためにも、外資系企業に応募する場合は、パソコンで作成しましょう。
職務経歴書をパソコンで作成するメリット
パソコンで職務経歴書を作成するメリットは、手直しが簡単なことです。1つ作成しておけば、複数社の応募に利用できます。データの再利用はもちろん、少し手を加えてから別の会社に応募することも可能です。
効率的に転職活動をおこなうならば、パソコンを使用しましょう。職務経歴書をパソコンで作成するメリットについて詳しく説明します。
修正や更新が非常に楽
修正点が発生しても、パソコンなら手直しが早く簡単にできます。誤字や脱字の修正なら1分とかからずにできますし、内容の追加も速やかに対応可能です。
職務経歴書は文字数が1,000字以上になる場合もあります。加筆や修正をしながら作り上げていくのであれば、パソコンを使った方が効率的でしょう。手書きにしたい強い理由がないのなら、修正や加筆が容易にできるパソコンを使うことをおすすめします。
一部を書き換えれば他社への応募にも使用可能
パソコンで職務経歴書はデータとして手元に残るため、複数社に応募する場合、同じデータの再利用が可能です。応募先企業にあわせて、自己PRの重点ポイントを書き替えたり、保有資格を追加したりといった作業も、手書きに比べると手軽に行えます。
転職活動では、複数社に応募するのが一般的です。多くの企業に応募するのであれば、時間を効率的に利用できる方法を選びましょう。
早く作成できる
パソコンを使用した方が、手書きよりも早く職務経歴書を作成できます。1文字ずつ丁寧に書かなければならない手書きに対し、パソコンであれば急いでキーボードを打っても、きれいなフォントで印字が可能です。
前述したように、応募先企業が多くなればなるほど、職務経歴書を素早く作成できるパソコンのメリットが際立つでしょう。
レイアウト調整も簡単
パソコンで作成した職務経歴書であれば、作成後に行間を広くしたり、自己PRの枠を大きくしたりといったレイアウト調整も簡単にできます。
パソコンのワープロソフトならば、文字の大きさや行間の広さなどの微調整を何度でも試せます。職務経歴書の大事な要素である「読みやすさ」を意識するなら、パソコンを使って作成する方がよいでしょう。
職務経歴書をパソコンで作成するデメリット
職務経歴書をパソコンで作成するデメリットは、使いまわしがバレる可能性があること、誤字脱字に気づかずに提出してしまう可能性があることでしょう。
データを再利用できることは、パソコンの利点として大きいですが、再利用時には注意が必要です。職務経歴書をパソコンで作成する際に、気をつけなくてはいけない点を説明します。
使い回しがバレる可能性がある
企業の採用担当者は、数多くの応募者から寄せられる職務経歴書を、丹念に読み込んでいます。そのため、他社の社名は入っていなくても、使い回しの職務経歴書であることを見抜かれてしまう可能性があります。
採用担当者が評価するのは、自社についての企業研究を行い、企業理念などを理解したうえで書かれた職務経歴書であるかどうかです。効率性ばかりに追い求めるのではなく、応募先企業ごとにアピールポイントなどを書き替えましょう。
予測変換・変換ミスによる誤字・脱字
パソコンで文書を作成すると、変換ミスによって意図せざる誤字が残ってしまう可能性があります。
パソコンの便利機能の1つに予測変換がありますが、この機能に頼りすぎると、手痛いミスを犯しかねません。特に、企業名は読みが同じでも、「電気」「電機」「電器」や、「工業」「鉱業」「興業」など漢字が異なるケースは多いです。
誤字の多い職務経歴書を提出しているようでは、正確な仕事のできない人と思われる可能性があります。誤字脱字がないか、完成後に何度も確認をしましょう。
パソコンで職務経歴書を作成するコツ
パソコンで職務経歴書を作成する際に押さえておきたいコツとして、以下の2つが挙げられます。
- 校正チェックツールを利用して変換ミスを防ぐ
- レイアウトを工夫して見やすい文書にする
職務経歴書は、採用担当者にじっくり読まれることが想定されるため、ミスのない文書を提出しましょう。パソコンのメリットを生かし、デメリットをできるだけ消すためのコツを紹介します。
校正チェックツールを使う
パソコンの変換ミスを防ぐためにも、校正チェックツールを使うことをおすすめします。マイクロソフトのワープロソフト「Word」には、文章校正とスペルチェックの機能が備わっています。
また、校正に使える外部サービスも多数あります。無料で使えるものやオンラインで利用できるものなど、種類も豊富です。
校正ツールの主な機能は、以下のとおりです。
- 誤字、脱字チェック
- 変換ミスの指摘
- 文末表現の整合性チェック
- 全角と半角の混在
- 不快語の使用
- 二重否定の指摘
ツールによって機能や得意分野が異なるため、利用する際には、職務経歴書の作成という用途に合っているかどうかを確認することが必要です。
見やすさ・レイアウトを考える
前述のとおり、職務経歴書を作成する際に重視すべきポイントとして、「読みやすさ」「わかりやすさ」があります。自分のスキルや能力を訴えたいあまり、スペース全てに小さな文字で詰め込み過ぎては、読みにくくなり逆効果です。
レイアウトの変更が自在にできるのが、パソコン使用の利点です。読みやすく、わかりやすく、自分のアピールが十分できるようにレイアウトを整えて、職務経歴書を作成しましょう。
【手書き/パソコン】職務経歴書の書き方は？
職務経歴書には、定まったフォーマットはありませんが、一般的に、職務経歴書に記述する項目には、下記のようなものがあります。
| タイトルなど | 最初の行にタイトルとして「職務経歴書」と入れる。日付と氏名をタイトルの次に書き、右寄せでレイアウトするのが基本。日付は提出日とするのが一般的だが、郵送の場合は投函日としても問題ない。 |
| 現職までの職務要約 | 現職までの職務について、応募先企業へのアピールとなることを意識し、簡潔にまとめる。 |
| 勤務先企業名 | どの企業にいつからいつまで勤めたかを記す。事業内容や資本金額、従業員数などのデータも加えると、応募先企業の採用担当者がイメージを持ちやすくなる。 |
| 具体的な職務内容 | これまでに勤めた企業で、具体的にどのような職務に従事してきたかを記す。詳しくは後述。 |
| スキルや知識 | 現職までに培ったスキルや、積み上げてきた知識について記す。ビジネスソフトの利用スキルであれば、「パワーポイントを活用してプレゼンテーションを作成可能」など、どのソフトで何ができるかが分かるようにする。 |
| 免許や取得資格 | 免許や資格は、取得した年月順に、まとめて記すのが原則。応募条件となっている場合や、応募職種に必須の資格などは、先に書いた方が目に留まりやすい。詳しくは後述。 |
| 自己PR | 応募先企業や職種に対して、自分がいかに向いているかを説明する。詳しくは後述。 |
| 志望動機 | 他社ではなく、応募先企業を選んだ理由を記す。応募先企業に対する熱意とともに、入社できれば自分の強みを生かして貢献したいと伝えることが重要。 |
採用担当者は、職務経歴書で「スキルは募集ポジションに対して十分か」「潜在能力はありそうか」などを判断します。職務経歴書は手書きでもパソコンでも、採用担当者の知りたいことを網羅したうえで、自分の魅力も訴求できるように書くのが鉄則です。
職務経歴書のサンプル・例文
職務経歴書で記載することが多い、以下3つの項目について、サンプルや例文、それぞれのポイントについて説明します。
- 職務経歴
- 保有資格など
- 自己PR
上記3つの項目は、書き込むことが多い職務経歴書の中でも重要項目です。採用担当者に好印象を残し、面接してみたいと思ってもらうためにも、職務経歴書はわかりやすく、シンプルにまとめるようにしましょう。
職務経歴
職務経歴には、どの企業にどれだけの期間勤め、どのような職種を経験してきたのかを、応募先企業に伝達する目的があります。つまり、職務経歴書のメインともいえるパートです。
過去に勤めた企業については、社名だけでなく、資本金や従業員数などの基本情報と、事業概要も書き加えます。担当業務の内容が多岐にわたる場合は、箇条書きにするとわかりやすく、親切です。
アピールポイントとなる仕事の成果、実績などは、できる限り数字で表記すると説得力が増します。担当業務と実績に関するサンプルは以下のとおりです。
| 勤務先 | ・2022年4月 株式会社〇〇入社 （事業概要）広告モデルのウェブサイト構築、運用ならびに営業支援 （資本金）1億円 （売上高）33億円 （従業員数）500人 |
| 担当業務 | ・医療機関選びに役立つ比較サイトの構築と運用 ・新規医療機関の開拓営業 |
| 主な実績 | ・医療機関向けの効率的な営業ツールを開発し、部内で共有することにより、参加医療機関の数を20から100以上に増やせた。 |
保有資格など
保有資格などの項目には、アピールしたい保有資格や語学力、プレゼンテーションソフトのスキルなど、ビジネスで役立つ資格やスキルを書きます。応募の条件としている資格がある場合、その資格については必ず記載しましょう。
また、語学を業務で使っていたなら、使用場面や期間についても触れておくと説得力が増します。
レベルの高さを示せない可能性のある資格については、保有していても書かないようにしましょう。資格やスキルは、応募先企業で活用できるものに絞るのが無難です。
| 保有資格など | TOEIC 980点 2019年3月から2022年4月まで、米国ニューヨーク支店にてリサーチ業務を担当 |
自己PR
自己PRには、保有資格と同様、応募先企業で役立つ能力や経験などに絞り込む方が、好印象を与えます。文字数は200～300字程度を目安にしましょう。
アピールしたい気持ちがはやるあまり、書きすぎてしまうのは得策ではありません。PRしたいことが複数ある場合は、箇条書きにして簡潔に記します。
| 自己PR | スマホで利用するパズルゲームを開発するプロジェクトに参画し、約2年間にわたってリーダーとしてチームを指揮しました。独自の進捗管理シートを考案し、活用したことによって、納期に遅れることなくプロジェクトを完遂できました。現在、そのゲームは世界130国以上、延べ50億人のユーザーに楽しんでいただいています。 |
職務経歴書に関するよくある質問
職務経歴書を作成する際、多くの疑問が出てくることでしょう。手書きの職務経歴書を修正液で直してよいかどうかなども、1つの例です。小さなミスが大きく結果に影響しかねない転職活動だからこそ、小さな疑問であってもクリアにしておきましょう。
ここでは、職務経歴書を書く際に出てくる、よくある質問をまとめました。職務経歴書作成の参考にしていただければ幸いです。
パソコンがないなら手書きをするしかない？
あえて手書きにする必要がないのであれば、スマホを利用して職務経歴書を作成しましょう。スマホのアプリには、職務経歴書を作成できるものがあります。
アプリは無料のものが多く、ガイドにしたがってフォームを埋めていくことで職務経歴書の作成が可能です。作成後は、PDFファイルとして保存されるケースが多いです。パソコンで作成するときと同様に、修正も簡単にできます。
手書きしたものをコピーして使用しても良い？
複数の応募先に手書きの職務経歴書を送付する場合、コピーして使い回したくなるかもしれません。しかし、これはご法度です。
職務経歴書は採用の可否にかかわる重要書類であり、原則として原本を送らなくてはなりません。コピーを送った場合、他社向けに作成したものを提出してきたことが明白です。応募先企業から好印象を持たれることはないでしょう。
履歴書を手書きしたら職務経歴書も手書きすべき？
履歴書を手書きにした場合でも、職務経歴書まで手書きで統一する必要はありません。職務経歴書は数ページにわたることもあり、書くべき事項が履歴書よりも多くあります。手書きにすると時間と労力がかかるため、パソコンで作成したほうが効率的です。
ただし、見た目の統一感を重視したいのであれば、手書きもしくはパソコンでの作成、どちらかに揃えましょう。
職務経歴書は手書きOKだが見やすさを重視しよう
職務経歴書は、転職に際して、これまでのキャリアや取得した資格、自己PRなどをまとめて、応募先企業に提出するものです。手書きにするか、パソコンで作成するかは、応募先企業の指定があれば、それに従います。特段の決まりがなければ、どちらで提出してもOKです。
職務経歴書は、スキルや熱意などを、応募先企業にアピールするための書類でもあります。手書きでもパソコン使用でも、見やすく、わかりやすい内容を心得ましょう。
