職務経歴書は転職することになって始めて作成する方が多いのではないでしょうか。手書きで書くべきかパソコンで作成したものを印刷すべきかは、迷ってしまうものです。提出の際に不備がないように、職務経歴書の印刷に関するルールも覚えておきましょう。この記事では、職務経歴書の印刷に関するルールについて詳しく解説していきます。
目次
職務経歴書は手書きかパソコン印刷どちらがよい？
職務経歴書は手書きとパソコン印刷のどちらで作成すればよいのかを悩む方もいるかもしれません。結論から述べると、一般的に職務経歴書は、手書きでもパソコンで作成したものを印刷してもどちらでも構いません。企業側から指定されていない場合は、自分に合った作成方法を選択してください。手書きよりパソコンの方が効率的に職務経歴書を作成できるため、複数社に応募する予定がある場合などはパソコンで作成して印刷する方法をおすすめします。
パソコンで作成し印刷するメリットとデメリット
職務経歴書をパソコンで作成することをおすすめする理由は、手書きより効率的に作成できるからのみではありません。ここでは、パソコンで作成し印刷するメリットやデメリットについて紹介していきます。
パソコンで作成し印刷するメリット
職務経歴書をパソコンで作成して印刷するメリットは、大きく分けて3つあります。
1.手書きよりも効率的に作成できる
2.自分の職歴に合ったフォーマットを選べる
3.データを保存して流用・編集できる
まず、職務経歴書はパソコンの方が手書きよりも短時間で作成できます。手書きであれば、書き間違えてしまった際にイチから書き直さなければいけませんが、パソコンの場合だと入力ミスの修正が可能です。特に、職務経歴書は業務内容なども詳しく記載するため、丁寧に手書きで作成すると時間がかかってしまいます。
しかし、パソコンを使用すれば、何度も書き直しながらよりよい文章を作成でき、一度下書きを作って清書する手間暇なども省けます。さらに、誤字脱字をチェックするツールを使用すれば、見直し作業も効率化できるでしょう。
2つ目のメリットは、フォーマットが選べることです。職務経歴書は履歴書と比べて、フォーマットが決められておらずレイアウトも比較的自由です。転職サイトなどから、自分の経歴に合った職務経歴書のテンプレートを選んで使用できます。例えば、営業職用の職務経歴書であれば、担当エリアや実績などが見やすい形式になっているものがあるため、自身の経験を効果的にアピールすることができるでしょう。もし市販の職務経歴書を購入して手書きで作成するのであれば、自分の経歴にマッチするフォーマットにカスタマイズすることができません。そのため、フォーマットの自由さはパソコン印刷のメリットだといえます。また、フォントサイズやインデントなどを工夫して読みやすく調節することも可能です。例えば、「タイトルと本文でフォントサイズや文字の太さを変更する」「表組にする」など、自分で簡単にテンプレートを調整できます。
3つ目のメリットは、保存したデータを活かして編集できる点です。同じようなポジションの求人に複数社応募する場合、一度入力した職務経歴書のデータを保存して使いまわすことも可能です。求人要項に記載されている、企業が重視するスキルや経験に合わせて実績や自己PRなどの情報を変更するのも一つの方法です。このように、パソコンを使用すれば、必要な箇所のみを編集できます。氏名などの基本情報などから職務経歴書を作り直す必要がないため、効率的に職務経歴書を作成できることが大きな特徴です。
パソコンで作成し印刷するデメリット
職務経歴書をパソコンで作成して印刷するメリットを説明しましたが、デメリットも理解しておきましょう。職務経歴書のデータを使い回していることを採用担当者に見抜かれてしまう恐れがあるため、注意が必要です。パソコンで作成した職務経歴書はデータ保存が可能です。同じ内容の職務経歴書を複数企業に提出すると、職務経歴書を使い回していることがバレやすく、「意欲が感じられない」と印象を悪くしてしまう恐れがあるため気をつけましょう。
また、前回のデータを編集する場合も他社向けの文言が残るケースがあります。誤変換や誤字脱字に気がつかず提出しないように注意してください。企業名の誤変換はネガティブな印象を与えてしまいます。さらに、修正ミスにより、文字を削りすぎて脱字になるケースもあります。修正ミスや誤字脱字等を発見するために、見直しに時間をかけましょう。
手書きするメリットとデメリット
職務経歴書は、パソコンで作成する方が時間を削減できますが、手書きするメリットもあります。手書きのメリットとデメリットを把握したうえで職務経歴書の作成方法を選ぶとよいでしょう。ここでは、職務経歴書を手書きで作成するメリットとデメリットを解説します。
手書きするメリット
職務経歴書を手書きするメリットは、熱意や性格などが文字からも伝えられる点です。職務経歴書を手書きで作成することにより、文字からも人となりを伝えることができます。文字の形や勢いから、読み手に書いた人の性格が伝わります。パソコンで印刷した職務経歴書の中に手書きのものがあれば、採用担当者の目を引くこともあるでしょう。
また、職務経歴書は情報量の多い書類のため、最初から最後まで丁寧に書くことができれば、几帳面さなどもアピールできます。さらに、手間暇をかけて手書きで作成していることにより、企業に入社熱意が伝わることもあるでしょう。
手書きするデメリット
次に職務経歴書を手書きするデメリットを紹介します。職務経歴書はこれまでの自身の経歴にもよりますが、一般的に1000～2000文字程度の分量になります。最初から最後まで読みやすさにこだわりながら手書きすると、時間がかかりすぎてしまうこともあります。複数の企業に応募する場合は、応募企業の数だけほぼ同じ内容のものを手書きすることになり非効率だといえます。
さらに、途中で書き損じると、修正ペンや修正テープなどで訂正できないため、もう一度最初から書き直さなければならない点もデメリットです。また、手書きで作成する際は、読みやすい文字の大きさや筆圧にこだわって丁寧に書かなければ、読みづらくなってしまいます。好印象を与えようと思い手書きで作成したものの、逆に印象を悪くする恐れもあるため気をつけてください。
業種や職種によっては、手書きすることにより「パソコンが苦手なのだろうか」と、パソコンスキルの不足を疑われてしまう場合があります。特に、IT業界や外資系企業ではマイナス評価につながりかねません。応募する企業や職種によっては、職務経歴書の手書き作成がよい印象を与えないケースがあるため、パソコンで職務経歴書を作成する方法をおすすめします。
職務経歴書を印刷する前に知っておきたいこと7選
職務経歴書は、パソコンの方が効率的に作成できることを説明しました。手書きとは異なり、パソコンで作成したものは、印刷してから提出しなければいけません。職務経歴書の作成から印刷まで、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。ここでは、職務経歴書を印刷する前に知っておきたいポイントを7つ解説します。
1.職務経歴書の入手方法
職務経歴書の入手方法は、大きく分けて3つあります。1つ目は、市販の職務経歴書を購入する方法です。職務経歴書は、主に文具店やコンビニ、ホームセンターなどで購入できます。職務経歴書のフォーマットはさまざまなので、自分に合う形式のものが必ず売っているとは限らないため注意が必要です。記入するスペースが狭すぎるもしくは広すぎるなど、見栄えが悪くなってしまう場合もあるため、自身に合った形式かどうか確認して購入してください。
2つ目は、Webサイトから職務経歴書をダウンロードする方法です。職種別の職務経歴書など、さまざまなテンプレートが探せるため、自身の経歴をわかりやすくまとめられそうなものを選べることがメリットです。サイトによってもフォーマットの形式が異なるため、自身に合うものを探してみてください。
3つ目は、ダウンロードしたフォーマットを自分でカスタマイズする方法です。先ほども説明しましたが、職務経歴書には決められた形式はないため、自由に作成できます。しかし、職務経歴書のフォーマットを白紙から自作するのは簡単ではありません。そのため、ダウンロードしたものを見本として、自分なりにカスタマイズした方が簡単に作成できます。特に、クリエイティブ職を希望している方の場合、自身のデザインスキルなども職務経歴書からアピールできます。ただし、企業側から職務経歴書を指定されている場合は、その指示に従うようにしてください。
2.印刷に使用する紙は？
職務経歴書を印刷する紙のサイズは、特に指定がなければA4サイズで印刷しましょう。もし、職務経歴書と一緒に提出する履歴書がB5サイズでも、履歴書とサイズを揃える必要はありません。A4サイズで印刷する理由は、面接時にクリアファイルに入れて持ち運びしやすく、提出後は企業がファイリングして保管しやすいためです。しかし、企業側から指定がある場合は、その指示にしたがってください。また、印刷する用紙の色は、特段の指定がない限り、白の用紙に印刷するようにしましょう。印刷する際には、用紙が薄すぎるものでないかにも注意してください。やや厚めのコピー用紙（上質紙）に印刷するのがおすすめです。
3.文字のフォントや色は？
職務経歴書を印刷する前に、文字のフォントや色についてチェックしておきましょう。A4サイズの用紙に印刷する場合は、文字のフォントサイズは、おおよそ10.5から11ポイントが適当だといえます。10.5から11ポイントはWordやExcelの標準サイズとしてよく使用されるサイズで、ビジネスシーンでも見慣れています。そのため、職務経歴書の作成にも適切なフォントサイズだといえるでしょう。逆に、文字のフォントを大きくしすぎてしまうと、職務経歴書の枚数が増えてしまいます。フォントが小さすぎても、本文が読みづらくなってしまうため、最後まで読んでもらえない恐れがあります。よって、文字サイズは10.5から11ポイントで作成するのがベストです。見出しなどでサイズを大きくする場合を除き、本文の文字のサイズは同じサイズで統一するようにしてください。
また、文字のフォントの種類は、基本的には「明朝体」を使用しましょう。丸いフォントや可愛いフォント、個性的なフォントなどを使用すると、ビジネスシーンでは適切ではないとされ、ネガティブな印象を与えてしまうことがあります。ただし、見出しなど目立たせたい箇所のみに、「ゴシック体」を使用してもよいでしょう。文字の色は、基本的には黒字で統一してください。赤や青など、カラーを使って目立たせたいという方もいるかもしれませんが、黒字を使用するようにしましょう。
4.コンビニのコピー機で印刷しても大丈夫？
自宅にプリンターがない場合、「職務経歴書をコンビニのコピー機で印刷してもいいのだろうか」と疑問に思っている方もいるかもしれません。結論から言うと、職務経歴書はコンビニで印刷しても全く問題ありません。また、コンビニのプリンターは家庭用プリンターよりも高性能の場合もあるため、プリンターをお持ちの方もコンビニのコピー機を使用した方がより綺麗に印刷できるケースも珍しくありません。
コンビニで印刷する場合は、事前にプリントサービスのWebサイトやアプリからデータをアップロードして印刷する方法と、USBメモリやSDカード等に保存し、コピー機に接続して印刷する方法の2通りです。コピー機の案内に従って操作すれば簡単に印刷できるため、使用しやすい方法を選択してください。印刷方法がわからない場合は、利用したいコンビニのWebサイトに詳しく記載されているため確認してみましょう。
5.複数枚になっても両面印刷はしない
職務経歴書を印刷する際には、両面印刷をしないように注意してください。職務経歴書を提出後、企業の採用担当者がコピーする際に、裏返してコピーしなければならず手間がかかってしまいます。さらに、多くの職務経歴書は片面のみで印刷されています。
片面コピーの書類の中に両面コピーのものが混じっていると、裏面にも記載されていることに気づかれず、内容を読んでもらえない場合もあります。企業の担当者に裏面を読んでもらえないという事態を避けるためにも、印刷する前には両面印刷にならないようプリンターの設定を確認してください。
また、職務経歴書の枚数は、片面印刷で2〜3枚程度にまとめられるように調節しましょう。自分の経験を全てアピールしたいという気持ちのあまり、職務経歴書が長くなってしまうこともあるかもしれません。しかし、職務経歴書は枚数が多くなると全て読んでもらうことが難しくなります。もし全て読んでもらえたとしても、「文章が長くて伝えたいことがわかりにくい」と企業に懸念されるケースも考えられます。
そのため、職務経歴書は、ポイントがわかりやすいように2〜3枚程度でまとめるとベターです。職務経歴書を印刷したら、「インクがにじんでいないか」「かすれている箇所がないか」など、綺麗に印刷されているかを確認しましょう。
6.職務経歴書の綴じ方は？
先ほど、職務経歴書は2〜3枚程度でまとめるのがおすすめだと説明しましたが、複数枚にわたる職務経歴書はクリップでまとめておきましょう。普段はホチキスで書類を綴じることが多いという方もいるかもしれません。しかし、職務経歴書を綴じる際はホチキスを使わないようにしましょう。企業の担当者が職務経歴書をコピーすることもあり、ホチキスで留めている場合は針を外す手間がかかります。企業側に配慮するためにも、クリップで留めるようにしましょう。また、クリップを外したときに職務経歴書がバラバラになるとページの順番がわからなくなる場合もあります。そのため、職務経歴書の下部にページ番号を入れておくようにしてください。
7.提出に使用する封筒のサイズは？
職務経歴書を提出する際に使用する封筒のサイズは、職務経歴書を折らずに封入できるサイズを選んでください。職務経歴書の用紙がA4サイズであれば、封筒は角型A4か角型2号を選ぶとよいでしょう。履歴書が郵送時に折れてしまわないように、提出書類をまとめてクリアファイルに入れることをおすすめします。また、封筒の色はさまざまな種類のものがありますが、「白」を選ぶようにしましょう。書類の送付といえば茶封筒をイメージする方もいるかもしれません。しかし、職務経歴書を提出する際は、茶封筒の使用は避けた方がよいといえます。その理由は、白い封筒は正式な場で使うものというイメージがあり、茶封筒を使用するのはマナー違反だと判断する採用担当者もいるためです。職務経歴書を見てもらえる前に、企業に悪い印象を与えないようにするためにも、封筒の色にも気をつけるようにしましょう。
職務経歴書の書き方についても確認しよう
職務経歴書を提出する際のマナーを守るためにも、今回紹介した印刷のルールを確認しましょう。しかし、職務経歴書を印刷する際のルールがわかっていても、肝心な職務経歴書の書き方に間違いがあるのでは意味がありません。職務経歴書の効果的な書き方がわからないという人は、PaceBoxに登録し、キャリアアドバイザーに相談してみてください。
