転職活動を行う際には、内定と内々定それぞれの意味や、双方の違いについて正しく理解しておかねばなりません。本記事では、内々定の意味や内定との違い、取り消されるケース・事例などについて解説します。併せて、承諾や辞退する際の対応方法もお伝えするので、今後の転職活動に活かしてください。
目次
内々定とは、企業側からの採用予定通知のこと
内々定とは、企業が優秀な人材を確保するため、正式な内定の前に行う採用予定通知です。企業の新卒採用に関してはルールが定められており、いつでも自由に内定を出せるわけではありません。正式な内定はまだ出せない状況で、応募者に対し採用の意思を示すために内々定が出されます。
企業が応募者に対し採用予定通知を行う理由は、優秀な人材を逃さないためです。就活においては、複数の企業へ応募しているケースは珍しくありません。採用を通知しないうちに応募者がほかの企業から内定を得て、先に決定されてしまう可能性があるため、それを回避するために内々定という形で採用の意思が伝えられます。
なお、内々定は主に新卒採用で用いられる用語ですが、転職活動においても用いられることがあります。ただし、内々定はあくまで採用担当者の「採用したい意思」であり、ほとんど口約束と同じです。採用したい、採用するつもりである、と言われたとしても、取り消されるリスクがあることは理解しておきましょう。
内定と内々定の違いは？
就職活動における内定とは、企業からの採用が確約されている状態を指します。企業が発行した内定承諾書で契約を交わすことで、応募者との間に始期付解約権留保付労働契約が成立します。この契約は、いわば条件付きの労働契約であり、法的に認められる重大な違反などがない限り、双方とも取り消すことはできません。
応募者は内定承諾書を提出したあと、この契約に従って労働契約書を交わすことで、正式な労働契約を結びます。
内々定との大きな違いは、法的な拘束力の有無です。内々定は、あくまで「採用の意思」を示した口約束のようなものであり、法的な拘束力はありません。そのため、応募者にまったく落ち度がなくとも、何の前触れもなく取り消されてしまうおそれがあります。
内定や内々定が取り消しになるケース・事例
内々定は、常に取り消されるリスクが発生しますが、内定も同様に取り消しとなるケースがあります。例えば、内定後に犯罪行為があった、企業側の業績が急激に悪化した、といったケースでは、取り消しになるおそれがあることを覚えておきましょう。
病気やケガで働けなくなった場合
応募者が病気やケガで働けないといったケースでは、内定や内々定が取り消されるおそれがあります。
企業は、応募者がある程度の業務遂行能力があることを前提として内定を出します。そのため、病気やケガなどのうち、事前に想定できない理由で業務遂行が困難になったと判断された場合には内定や内々定を取り消すことが認められます。この場合、企業に法的な責任などは発生しません。
もちろん、短期間で完治するようなケガであれば、取り消されるリスクはありません。一方、長期にわたる療養が必要である、いつ完治するのか先が見えない、といった状況では、取り消される可能性が高まります。就活や転職活動中は、病気やケガをしないよう、日々の行動や健康管理にも十分注意しましょう。
犯罪行為があった場合
企業にとって、犯罪行為をした人材を採用するのはさまざまなリスクがつきまといます。採用後に何かしら問題を起こす、犯罪をした過去をもつ人材を採用したことが株主や顧客に知れわたり、イメージダウンにつながるなどです。
このようなリスクを避けるため、内定者に刑事罰を受けるなどの犯罪行為が認められた場合には内定、内々定を取り消される可能性があります。
ただし、犯罪行為や刑事罰を理由に取り消しする場合でも、合理性が必要です。たとえば、内定者が犯罪の容疑を向けられたからといって、不起訴になったにもかかわらず企業側が一方的に内定を取り消すことは難しいでしょう。
また、学歴などの経歴詐称や犯罪歴の隠蔽などが内定後に発覚した場合、企業が事前に知っていれば採用しなかったような事実が含まれれば、内定を取り消される可能性があります。経歴詐称をすると、入社後に発覚しても解雇されかねません。ミスマッチや無用なトラブルを避けるためにも履歴書は正しく記入しましょう。
企業側にやむを得ない都合が発生した場合
採用の意思はあったものの、企業側の事情でやむを得ず取り消しせざるを得ないといったケースも考えられます。たとえば、急激な業績の悪化です。業績が大幅に悪化した状態で新たに人材を採用してしまうと、コストがかさみ経営にさらなる打撃を与えかねません。受け入れの意思はあるものの、現実的に不可能といった場合には取り消される可能性があります。
感染症の流行などによって経営状況が悪化し、内定を取り消すケースも考えられます。新型コロナウイルスが世界中で猛威を振るった年には、多くの就活生が内定を取り消されました。
厚生労働省の発表によると、2022年3月の新卒者のうち、27の事業所で50人が内定を取り消されました。そのうち8事業所の29人の取り消しが、新型コロナウイルスの感染症の影響と考えられています。
このように、企業側が受け入れたくとも状況的に困難である、さらなる経営悪化につながるリスクがある、といったケースでは、内定や内々定が取り消される可能性があることを覚えておきましょう。
参照元：厚生労働省 令和４年３月新卒者内定取消し等の状況
内定・内々定を承諾するときの対応方法
企業から採用の意思を伝えられた場合は、必ずお礼の連絡をしましょう。電話、メール、文書などお礼の方法もさまざまですが、基本的には企業からの通知方法に合わせます。電話で伝える際には、電波状況がよくない場所からかけてしまうと、途中で切れるおそれがあるため、できるだけ固定電話からかける、電波状況を確認したうえでかけるなど配慮が必要です。
企業から内定通知書が届いたら、大切に保管しましょう。通知書が届くタイミングは企業によって異なるものの、概ね内々定から1～2週間程度が目安です。通知書が届いたら、入社予定日や配属部署、業務内容、就業場所などの内容に間違いがないか漏れなくチェックしましょう。
内々定はキープできる？
就活や転職活動では、複数の企業へアプローチするケースも珍しくありません。内々定はキープが可能であるため、情報収集を継続しつつ最終的にどの企業を選ぶのか慎重に決めていきましょう。
なお、内々定をキープできる期限は企業によって異なります。ただ、多くの企業はできるだけ早めに返事をしてほしい、と考えます。あまり返事を長引かせるのは企業に対して失礼なので、通知を受け取った時点で期限を確認しておきましょう。
キープした内々定を吟味しつつ、じっくりと検討したいのなら、電話やメールで採用担当者へキープする旨を伝えます。ただ、内々定のキープにはリスクもつきまとうため注意が必要です。
内々定をキープするということは、ほかにも気になる企業があり、それらを天秤にかけていると示すことになります。採用担当者に自社への志望度が低いものと見られ、ネガティブな印象を与えるため、取り消されてしまうリスクもあります。キープするにしても、できるだけ短い期間にするなどの配慮が求められます。
内々定をキープする場合はいつまでに返事をする？
基本的には、電話やメールでキープできる期限を確認し、それまでに返事をすればよいでしょう。ただ、あまり長くなりすぎると、採用担当者に不信感を与えかねないため、長くても1週間程度が目安です。
内定・内々定を辞退するときの対応方法
内定と内々定は、通知された時点であればどちらも辞退が可能です。また、辞退をするタイミングは内々定が出た1ヶ月以内が基本です。
できるだけ電話で伝える
内定や内々定の辞退を、メールで伝えることもできますが、基本的には電話で伝えます。採用担当者のもとには、日常的に数多くのメールが届いています。そのため、辞退する旨をメールで送ってしまうと、膨大なメールに埋もれてしまい、見落とされてしまうおそれがあるため注意が必要です。
見落とされずとも、確認が遅れてしまうおそれがあります。企業側に迷惑をかけてしまうので、辞退する意思を固めたのなら、なるべく早いタイミングで採用担当者へ電話をかけ、その旨を伝えましょう。
内定の辞退を電話で伝える際には、お詫びや感謝の気持ちを併せて伝えるのがマナーです。企業は、人材の採用に多大な時間とコストを割いています。内々定や内定を認めるに至るまでに築いた信頼に対する感謝と、辞退するお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。
「辞退するのだから悪い印象をもたれてもかまわない」と考える方がなかにはいるかもしれません。ただ、今後社会人として内定を辞退した企業と仕事で関わりあいになる可能性はあります。辞退する場合でもできるだけ悪い印象をもたれないよう配慮しなくてはなりません。
辞退する理由は正直に伝える
採用担当者は、忙しい時間の合間を縫って書類選考や面接を行っています。そのような採用担当者と誠実に向き合うためにも、辞退する理由は正直に伝えましょう。
内定や内々定を辞退した際に、企業側から理由を質問されるケースは少なくありません。これは、辞退する理由のデータを集め、今後の採用活動に活かしたいと考えているためです。答える義務が発生するわけではありませんが、誠意をもって正直に答えましょう。
一身上の都合、もしくは第一志望の企業から内定を受け取った、といった理由が一般的です。一身上の都合だけでは、より詳しく聞かれるのではないか、と不安を抱く方もいるかもしれませんが、就活生が内定や内々定を辞退するケースは珍しくないため、あまり心配せずとも問題ないと考えられます。
なお、企業によっては辞退の理由を聞かないケースもあります。特に質問がなければ、こちらから辞退の理由を伝える必要はありません。辞退する旨に併せて、感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。
辞退の連絡をするタイミング
企業は、採用活動に多大な時間とコストを費やしています。内々定や内定を出した応募者が辞退すると、改めて人材を確保するためにアクションを起こさなくてはならず、少なからず迷惑をかけることになります。
このような理由から、辞退をするのならできるだけ早いタイミングで伝えなくてはなりません。伝えるのが遅れてしまうと、企業側は応募者が入社してくれるものだと認識し、そのまま準備を進めてしまう可能性があります。迷惑をかけないよう、辞退を決めたら迅速に伝えるのがマナーです。
一般的には、内々定を通知された月内に辞退を伝えましょう。内々定から1ヶ月ほど経つと、企業側が内定や入社準備のため各種書類の発行を進めます。早めに連絡していれば不要だったはずの手間をかけたあとに辞退を伝えることになれば、企業からの心証を損ねてしまいます。
内々定の辞退はその後の転職活動に影響する？
内々定を辞退すると、その後の転職活動に影響を及ぼしてしまうのでは、といった不安を抱く方は少なくありません。結論から言うと、内々定を辞退したからといって転職活動に影響を及ぼすことはないため、安心してください。
基本的に、このような情報が企業間で共有されることはありません。採用時に収集された個人情報は、勝手に第三者へ提供する等、本人に不利益をもたらすような方法で使われないよう法的に保護されています。企業がコンプライアンスを遵守する限り、内々定の辞退が他社に知られることはないため、転職活動に影響するとは考えられません。
そもそも、内々定は法的な拘束力がない口約束です。就活や転職活動をしている方が、内々定を蹴ったとしても何の問題もありません。気にすることなく、自分が求めている企業に転職できるよう活動を続けましょう。
とはいえ、企業へ何の連絡もなしに辞退してしまうのはNGです。断りの電話を入れにくい、怒られてしまうのではないかと不安、といった理由で、連絡をせずそのままフェードアウトしようとする方がいるかもしれません。このような行為は企業に対して失礼であり、マナー違反です。
なお、会社や学校などの第三者から推薦を受けて内定を得ていた場合、辞退すると推薦者・企業・自身のそれぞれが持つ関係を損ねるおそれがあります。推薦を受ければ採用で有利になるものの、基本的に自分から断ることは難しくなります。推薦者と企業を納得させるような事情がない限り、辞退には大きなリスクが伴うことを事前に承知しておきましょう。
内定や内々定が取り消されないように注意する
内定と内々定は意味が異なり、法的な拘束力の有無などさまざまな違いがあります。双方を正しく理解したうえで、就職や転職活動を行いましょう。なお、内定と内々定は、どちらも取り消されてしまう可能性が少なからずあるため、取り消しとないよう注意しつつ転職活動を行う必要があります。
