転職活動に欠かせない履歴書などの応募書類。応募者は記載内容だけではなく、履歴書の形式などにも頭を悩ませるでしょう。ネット上には履歴書のフォーマットやテンプレートがダウンロードできるサービスもあり、多くのパソコンには作成可能なツールも装備されています。そもそも、パソコンで作成し印刷したものを企業へと提出しても問題ないのでしょうか。ここでは、印刷と手書きによる履歴書の違いや注意点について解説します。
目次
手書きと印刷では採用者の印象が変わる？
転職希望者がもっとも気になるのは、「手書き」の履歴書と「印刷」の履歴書で採用担当者の印象が変わるのかどうかでしょう。企業により受け取り方や評価は異なるものの、手書きでも印刷でも特に扱いは変わらない企業が多いのではないでしょうか。しかし、手書きの履歴書をより評価する企業が残っているのも事実です。また、作成方法をあらかじめ指定している企業もあります。その場合、指定と異なる方法で作成・提出した履歴書は無効となるので注意しなければいけません。特に指定がなく、手書きと印刷のどちらで作成するか迷った場合は、手書きを選んだ方が無難です。
手書きとパソコン作成のメリット・デメリット
手書きの履歴書とパソコン作成の履歴書には、それぞれメリットとデメリットがあります。ここでは、各作成方法のメリット・デメリットについて解説します。
手書きのメリット
手書きの履歴書のメリットは、自分の文字でさまざまな情報を伝えられる点です。採用担当者はこれまで多くの履歴書をチェックしてきています。文字から人柄や性格といった応募者の内面を、書き方から知識や常識、マナーなど社会人に不可欠な情報を読み取る採用担当者も少なくありません。誤字脱字が多ければ、積極的な採用を見送ろうと判断するケースもあるはずです。読みやすい字で丁寧に書くことで、仕事への意欲や応募への熱意を感じ取ってもらいやすくなるでしょう。
そもそも、手書きの履歴書自体を受け付けてもらえないリスクはほとんどありません。募集要項に「手書きの応募書類は不可」「履歴書や職務経歴書はパソコンで作成すること」などの記載がない限り、手書きが印象を悪くする可能性は低いといえます。また、手書きは量産が難しいため、応募先企業一つ一つに対しその都度作成するはずです。企業のことをリサーチし、その結果を踏まえて一から丁寧に書き込むことにより、記載事項を間違えてしまう可能性を下げられる点もメリットとなります。
手書きのデメリット
手書きでの作成は、時間がかかってしまう点がデメリットです。複数の企業へと応募する場合でも、各履歴書は同程度の質や丁寧さを維持しなければいけません。自己PRや志望動機など文章の記載は、枠の大きさと文字のバランス、文章量などを考慮しつつ記載する必要があるので、より気を遣う作業となります。良質な履歴書に仕上げようとすればするほど、時間と手間がかかるはずです。間違えてしまっても、修正用のペンやテープは使用できません。書き間違え等があれば、新しい履歴書に一から書き直しとなります。
丁寧に書いた意識と、美しく読みやすい履歴書になっているかは別の話です。本人の意識とは裏腹に、文字が揃っておらず読む人にとっては美しく見えないこともあります。文字の配置が悪ければ、むしろ雑に見えてしまうこともあるでしょう。採用担当者の好みも関係してきますが、あえて選んだ手書きの作成方法が悪い印象を与える原因となる可能性がある点は頭に入れておきたいところです。また、選ぶ筆記用具によっては文字のにじみやかすれが出やすく、何度も書き直す必要が生じます。この点も手書きのデメリットであり注意点です。
パソコン作成のメリット
パソコン作成の最大のメリットは、手書きのデメリットを払拭できる点です。文章で書く必要のある項目欄など情報量が多くても、文字が整然と並んでいるため読みやすく仕上げられます。間違えてもすぐに修正可能であり、下書きや清書の手間もありません。内容さえ決めてしまえば、あとは打ち込んでいくのみで作成可能です。特に複数の企業へと応募するケースでは、パソコン作成のメリットを大きく感じられるでしょう。学歴や職歴、免許・資格の欄など応募先が変わっても内容を変える必要のない項目はコピーで対応できます。履歴書作成にかかる時間を手書きと比べて大幅に短縮可能です。
パソコン作成のデメリット
パソコンで作成すると、個性が出しづらい点がデメリットとして挙げられます。画一的な見た目となってしまい、手書きでこそ伝えられるやる気や意欲などのアピールが困難です。特に、文字がとてもきれいな人は、人柄や丁寧な性格を伝えられる機会を逸します。
また、基本情報などのデータを複数の履歴書にコピーできるメリットがある一方で、その利便性が裏目に出る可能性もあります。修正を忘れたり、本来は不要な内容を記載したまま送付したりするなどのリスクは拭えません。注意深く作成しなければ、A社に送るべき内容をB社やC社にも記載したまま送付してしまう可能性があります。そのようなミスは、書類選考の段階で不採用を決定づけてしまうでしょう。そもそも、手書きの応募書類を好む企業や採用担当者へとパソコン作成の履歴書を送ってしまうと印象を悪くする可能性があるため要注意です。
履歴書をパソコンで印刷する場合のフォーマットは？
インターネットで検索すれば、ダウンロード可能な履歴書や職務経歴書のフォーマットを豊富に見つけられます。市販されている手書き用の応募書類のフォーマットを参考にしながらの自作も可能です。就活生用、アルバイト・パート用、転職者用などフォーマットはさまざまです。また、製品によって記載可能な項目も異なります。転職希望者であれば職務経歴も記載できる転職者用を選んだり、応募先の企業ごとに使い分けたりするなど適切なフォーマットを選択しなければなりません。
記載内容がさほど濃くはないケースであり、特殊な業界や企業への転職を望んでいるわけではない人は、JIS規格のフォーマットを選ぶとよいでしょう。日本で広く使われている規格のため、履歴書に記載する必要のある項目は一通り揃えられています。個性を出すことは難しいものの、応募先企業の採用担当者に悪い印象を与えてしまうリスクは下げられるはずです。企業から形式指定がない場合は、JIS規格にこだわる必要もありません。アピールできる自身の特徴や能力の記載が可能な形式で履歴書を作成しましょう。
印刷して作成する場合、サイズはA3とB4どちらを選ぶべき？
履歴書のフォーマットを印刷して作成する場合、A3とB4のどちらの用紙サイズを選んでも問題はありません。職務経歴書は通常A4サイズで作成されます。そのため、折りたたむとA4サイズとなるA3サイズで履歴書を印刷すると応募書類のサイズを統一できます。ただ、履歴書と職務経歴書のサイズが異なっていたとしても、採用担当者は特に気にはしないでしょう。応募者側があまり神経質になる必要もありません。
自宅でプリントアウトする場合には、印刷可能な大きさに制限があるはずです。一般的なプリンターでA4サイズ以下の用紙にしか印刷できないのであればA4の用紙2枚、もしくはB5の用紙2枚での印刷・作成も可能です。その場合、各履歴書にページ番号を記載し、複数枚の履歴書をクリップで留めてまとめます。ホチキス留めは外すのが大変なので、採用担当者に負担をかけないよう避けた方が無難です。また、薄すぎる紙の使用は控え両面印刷も避けましょう。
常に読む側のことを考えながら作成する意識が重要です。
履歴書を印刷する際に気を付けること
履歴書をパソコンなどで作成し印刷する際の注意点やポイントを解説します。
データの使いまわし
データの使いまわしには十分な注意が必要です。経歴などの基本情報は使いまわしても問題ありません。しかし、志望動機や自己PR、企業への要望、具体的な実績や成果などを、どの企業にも当てはまるような内容にすると手抜きだと思われてしまいます。採用担当者は、これまでに膨大な量の履歴書や職務経歴書と接しています。内容を読めば自社に向けたものであるのか、それともデータの使いまわしなのかのおおよその判別は可能です。すべての企業に当てはまる志望動機や自己PRは、その多くが表面的で薄い文章になりがちです。作成と量産に手間はかからないものの、熱意や意欲は伝わりづらくなるため注意しなければいけません。
作成・保存した基本情報は同じものを使用し、志望動機や自己PRなどを書き換えるだけで複数の企業への応募に活用可能です。この点はパソコンで作成・印刷するメリットですが、送付前には十分な確認が求められます。別の企業向けの内容を修正・削除し忘れている可能性があるためです。応募先企業にはまったく当てはまらない文言や用語などが含まれていれば、採用担当者は違和感を抱きます。せっかく志望動機や自己PRを書き換えたとしても、別の企業への応募の痕跡が残ってしまえば台無しです。一字一句問題がないか、提出前のチェックは入念に行いましょう。
顔写真
顔写真は印刷した履歴書ごとに貼付します。顔写真のデータもパソコンの画面上の履歴書に貼り付け、本文と一緒に印刷した方が、確かに楽でコストも削減可能です。しかし、この方法は履歴書の使いまわしや手抜きの印象を与えてしまいます。そもそも、ビジネスマナーとしてふさわしくありません。写真代は採用担当者によい印象を与えるために必要なコストと認識しましょう。わずかな節約を優先することなく、写真は応募先企業の数だけ用意する必要があります。
フォントや文字サイズ
応募先企業の募集要項などに履歴書のフォントや文字サイズについて特に指定がなければ、読みやすさを重視してフォントや文字サイズを選びます。明朝体かゴシック体の使用が無難です。多くの人が使用しているWordやExcelに標準搭載されている「MS 明朝」「MS ゴシック」「MS P明朝」「MS Pゴシック」「游ゴシック」「游明朝」であれば問題ありません。項目によってフォントを変えないよう注意します。文字サイズは用紙サイズや項目により異なりますが、10.5〜11ptが読みやすいでしょう。履歴書全体のバランスに合わせた調整が求められます。文字サイズはわずかに変わるだけでも印象が異なるため、パソコン画面上だけではなく実際に印刷したうえでの確認も重要です。
印字のずれや文字のかすれ
履歴書の印刷の際には、印字のずれにも注意が必要です。PDF化する場合は、用紙内に収まらず一部が切れて印刷されてしまうことがあります。印刷して終わりではなく、すべての項目や文字、枠線などが用紙にきれいに収まっているか確認が必要です。プリンターやインクの状態によっては、文字のかすれやつぶれが生じる可能性があります。全体がかすれていれば気づきやすいものの、一部だけのかすれやつぶれにはあまり気づけません。誤字脱字のチェックも兼ねて、正しくきれいに印刷できているか隅から隅まで見直したうえで提出しましょう。
履歴書を手書きする際に気を付けること
性格や熱意を伝えられる手書きの履歴書。しかし、書き方を間違えれば逆効果となりかねません。ここでは、自らの手で履歴書を埋める際に注意したいポイントを解説します。
使用する筆記用具
文字の丁寧さも重要ですが、手書きの場合は、そもそも使用する筆記用具にも注意する必要があります。履歴書には、必ず黒のボールペンを使用します。文字がにじみづらいゲルインクのボールペンを使用しましょう。0.7mm程度の太さのボールペンであれば、書きやすく読みやすい履歴書に仕上げられます。万年筆は扱いが難しく、また、水性ペンと同様ににじみやすいため避けた方が無難です。圧力をかけると消えてしまうタイプのボールペンの使用も避けなければいけません。郵送時やコピーの際に消えてしまう可能性があります。消えるタイプのボールペンは履歴書や職務経歴書をはじめとした正式な文書の作成には適さないと、ビジネスマナーの一つとして覚えておきましょう。
略語や略字
手書きでの履歴書作成時には、略語や略字の使用を避けましょう。文字数や画数が多いと、作成にかかる時間を短縮しようと略語や略字を使いがちです。しかし、略語や略字の使用は手抜きの印象を与えかねません。チェックした採用担当者が、仕事に対する丁寧さに欠けるのではないかと判断する可能性もあります。住所は都道府県からの記載が基本です。学歴欄では「高校」ではなく「高等学校」と記載します。職歴欄なども「（株）」ではなく「株式会社」と、必ず正式名称で記載しなければいけません。特に応募先企業の名称は間違えないよう要注意です。
丁寧な読みやすい字で書く
採用担当者は、手書きの履歴書に記された文字から人柄まで読み取ろうとします。達筆である必要はありません。楷書体を用い、適度な筆圧での記載の意識が重要です。走り書きのような文字では雑な印象を与えてしまいます。文字を崩すのも避けましょう。同じ項目欄の中で文字の大きさが変化したり、枠をはみ出るような大きな文字で記載したりすることなども悪い印象を与えます。ポイントは、スペースの適切な使用を意識しながら各項目を埋めることです。下書きを活用したり一度練習用の用紙に記載したりするなどし、適切な文字の大きさやスペースの使い方を把握しながら書き進めると読みやすい履歴書が作成できます。
応募先に応じて印刷か手書きか、履歴書を使い分けよう
パソコンで履歴書を作成し印刷・提出しても問題はありません。しかし、手書きの履歴書を好む企業や採用担当者が残っている現状は認識しておきましょう。履歴書作成前には募集要項やホームページに、作成方法についての指定がないかのチェックが不可欠です。そのうえで、各作成方法の注意点を押さえながら、応募先企業に応じて履歴書を使い分けるとよいでしょう。
