採用情報の一元管理を実現する「ATS」（採用管理システム）。導入する際の選び方やメリット・デメリット、見るべきポイントについて、組織人事コンサルタントの粟野友樹さんが解説します。
その他、働くことに関わるPodcast番組「アワノトモキの読書の時間」を運営
ATS（Applicant Tracking System）とは？ATSの主な機能
ATSとは「採用管理システム」のことです。面接者（Applicant）管理（Tracking）システム（System）の頭文字をとった言葉で、採用業務に関する情報を一元管理するためのシステムを指します。ATSには、採用活動を円滑に運用するために次のような機能が備わっています。
求職者情報の一元管理
- 求職者のプロフィール、職務経歴書を管理するための機能。個人情報保護の観点からも有効。
- 応募経路の可視化ツール。エントリーが多い（少ない）応募経路を知りたい場合など直ちに確認できる。
求人情報の一元管理
複数部署による複数ポジションの採用ニーズを管理するための機能。自社HPの採用ページとして活用できる機能も備わっているので、応募者に情報を届けやすい。また、社内の採用ニーズがタイムリーに分かるため、転職エージェントとの連携、リファラル採用促進にも活用できる。
選考情報の管理・共有
- 面接日程調整、面接官への連絡ツール。カレンダー機能連携があるシステムも多く、応募者情報をURLリンクで共有できる。
- 未対応応募者へのアラートや面接直前のリマインド機能。人事チーム内や面接官双方で発生する社内メールの削減につながる。
- システム上で入力できる面接後評価ツール。次の面接官あるいは人事との共有がしやすくなる。
- 転職エージェントやRPO（採用代行の外部パートナー）とのコミュニケーションツール。
- 採用活動の振り返りや分析が可能なレポート機能。応募経路ごとの通過率や歩留まり率、各選考フェーズの通過率、面接担当者ごとの通過率などさまざまな数値分析により、課題を洗い出し、戦略的な採用活動につなげられる。
ATSには、中途採用メインのものや新卒採用に特化したものなど、さまざまなタイプがあります。システムによって異なる機能を比較検討するなど、自社の採用スタイルに合わせた選択が重要になるでしょう。
ATSを導入する目的・メリット
では、ATSを導入する目的、活用するメリットにはどんな点があるのでしょう。3つの観点からご説明します。
メリット①採用活動の工数削減につながる
採用活動に関するあらゆる情報を一元管理できるため、
- 求人票作成、管理
- 社内（経営陣や部門の採用責任者）、社外（転職エージェントやRPO）との情報共有
- 応募者への連絡、個人情報の安全な取得と管理
- 面接日程の調整とその連絡
などの煩雑な業務工数を大きく削減することができます。
採用を少人数体制で行っている企業では、オペレーション業務に追われている方も少なくないでしょう。システムを導入することで、人事担当者が本来向き合うべき採用戦略立案に時間を使えるようになります。
メリット②採用活動の改善を図れる
選考情報の一元管理が可能になり、採用状況を数字で見られるようになります。こうしたデータがなければ、「採用がうまくいかなかった」場合も、その原因を探ることはできません。データを活かし、各選考フェーズを分析することで、
- そもそも母集団が足りない（採用ターゲットになりうる母集団が集まらない）
- 面接官による評価結果にばらつきがある
- 採用フローが長いため、いい人材がほかに行ってしまっている（途中辞退率が高い）
などの課題が見えてくるのです。それをきっかけに、PDCAを回して採用活動の改善を図れるようになるでしょう。
メリット③現場や経営陣を巻き込んだ全社採用を推進できる
情報の共有がしやすいことから、人事・採用担当以外の現場や経営陣も採用活動に巻き込みやすくなります。それはまた、全社員が一丸となる社員主導型の採用活動「スクラム採用」の推進につながるでしょう。
人事以外のメンバーが幅広く採用に携わることで、現場のニーズに適した人材をより採用しやすくなったり、社内の採用・人材育成への意識が高まったりと、さまざまな変化が期待できます。
ATSを導入するデメリット
一方、ATSの導入にはどのようなデメリットがあるのでしょう。
デメリット①費用がかかる
当然ながら、システム導入には初期費用や運用費用がかかります。年間で数名の採用を進めている企業や、応募者が月10名前後の小規模採用の場合は、費用対効果を期待できない可能性があります。
デメリット②導入のための環境整備、機能への慣れに時間がかかる
ATSの利用にあたり、採用業務フローの構築や、人事以外の採用関係者が使いこなすための説明会の実施など、導入準備にパワーがかかります。また、ATSのUI/UXによりますが、「操作に慣れるのに時間がかかる」「初期設定が大変」「入力項目が多い」などの理由で機能を使いこなせないケースもあります。
デメリット③連携機能によっては、採用業務が非効率になる
ATSが、自社で活用しているサービスやツールと連携していない場合、導入したことでかえって非効率になることも。例えば、あるサイトの応募は手入力しなければならず、入力漏れなどの人為ミスが起こる、煩雑さから入力しなくなる…といった事態も想定されます。
ATSの選び方
これらのデメリットをなくすためにも、どんなATSを選ぶかは重要になります。各ポイントから見ていきましょう。
費用面
初期費用がいるのかいらないのか、機能によって金額の段階分けがあるのかなど、各社からきちんと情報を集めましょう。ATS導入により、どれくらいの業務削減・採用コストの削減につながり、かかる費用とのバランスはとれるのか、具体的なシミュレーションが必要です。
機能面
機能面では、
- 新卒・中途・アルバイトパートなどのタイプ
- 使いやすいUI/UX
- 連携度合い
を見極めましょう。
毎日使うシステムですので、直感的に操作できるUI/UXかという点は重要です。機能が多くても日常的には使いきれないので、利用頻度の高い応募者管理や選考管理、日程調整などがしやすいかどうか、デモ画面などで実際に操作してから検討しましょう。人事以外の現場や経営層がATSを活用する際は、「いかに簡単に使えるか」が全社採用の推進に影響します。導入後に不満が出るのを避けるためにも、現場にデモ画面を見てもらうといいでしょう。
また、ATSによって、転職サイトからの応募情報自動取り込み、LINEやSlackなどのコミュニケーションツール連携、カレンダー機能連携、オンライン会議ツール連携など、機能連携に幅があります。
さらにはリファラル採用やタレントプール機能があるもの、内定通知書の作成までできるものなどさまざまあります。それらが自社で活用しているツールとの連携があるかどうかは、重要なポイントです。ATSを活用して採用データ分析（採用戦略立案）をする際は、どの数字をどれくらい細かく見たいのか、システムからそれらのデータを取り込めるのかも確認しておくといいでしょう。
サポート面
ATS提供側のサポート度合いも、検討したいポイントです。導入時にどれくらいサポートがあるのか、カスタマーサクセス部門が充実しているのか。それ次第で、機能の活用度合も変わってきます。
また、使いづらい機能、改善してほしい点があった際、ATS提供側がすぐに意見を取り入れ、開発サイドが動いてくれるのか。改修スピードの速さも、中長期的なシステム運用には大事な点です。自社の採用人数や選考フロー、今後目指す採用のあり方を整理した上で、最適なATSを考えていきましょう。
