履歴書の提出方法には郵送やメールのほかに手渡しで提出する方法もありますが、手渡しする場合、履歴書を封筒に入れる必要はあるのでしょうか。また、封筒を使う場合、封筒の書き方や渡し方の基本的なマナーを正しく理解できているでしょうか。本記事では、履歴書を手渡しする際の正しい封筒の書き方や基本のマナーを注意ポイントとともに解説します。面接前に印象をよくしておくためにもしっかり把握しておきましょう。
目次
履歴書を手渡しする場合に封筒は必要？
面接などの際に担当者へ履歴書を手渡しする場合、結論から言うと、裸のまま履歴書を渡すのではなく、封筒に入れたうえで提出しなければなりません。履歴書を入れる封筒のサイズは角形2号で、白または茶封筒を活用しましょう。
また、封筒に入れる履歴書はクリアファイルに挟んでおくことも必須となります。クリアファイルに挟まずに履歴書だけで封筒に入れると、提出場所まで運んでいる途中やカバンから出し入れする際などに、封筒が折れてしまって、中の履歴書に汚れやシワが付いてしまったり端の部分が折れてしまったりする恐れがあるからです。汚れや折り目が付いた履歴書を提出すると、大事な書類に対しても雑な扱いをする人と思われてしまい印象が悪くなる可能性もあります。相手に悪い印象を与えないためには、履歴書を丁寧に扱い、きれいな状態で提出することが大切です。
履歴書を入れる封筒の正しい書き方
履歴書を入れる封筒の表面や裏面には、郵送のときのように記載の必要はあるのでしょうか。また、具体的にどのようなことを書けばよいのでしょうか。ここでは、履歴書を入れる封筒の正しい書き方について、表面と裏面に分けて詳しく解説します。
表面の書き方
手渡しで提出する場合、封筒の表面に郵送のときのような宛先の記載の必要はありません。郵送のときには、どこに封筒を届ければよいかを配達員に知らせるために、封筒の表面に郵便番号や住所、宛名を書きます。しかし、面接などで直接担当者に手渡しをする場合には、誰から誰へ渡すかという情報を当事者間で理解しあえているため、宛名の記載は不要です。ただし、表面に何も書いていない状態で提出するわけではなく、郵送で提出する場合と同じように、左下に「履歴書在中」という注意書きは赤字で書き込みます。
そもそも、「履歴書在中」とは、封筒のなかに履歴書が入っていることを相手に伝えるメッセージです。中身を確認しなくても重要書類が入っていることをひと目で相手が分かるように封筒に書いておきます。手渡しで提出する場合には相手も履歴書が入っていることを把握して受け取っていますが、「履歴書在中」と封筒に書いて重要書類であることを念押ししておく配慮は大事です。履歴書が入っていることを明確にしておくことによって、封筒を受け取った人に、より注意深く履歴書を扱ってもらえるようになります。
また、「履歴書在中」と書いておくと、受付担当者から面接の担当者へ渡される際に、ほかの事務的な書類に紛れてしまうなどのリスクを避けることもできます。ちなみに、「履歴書在中」の記載は必ず手書きでなければならないわけではありません。100円均一のお店で売られているようなスタンプを使用することもできます。ただし、手書きで書く場合には、「履歴書在中」の周りに長方形の囲みを赤線で書いておくことも忘れないようにしましょう。囲み線は雑な印象を与えないために定規などを用いて書くこともポイントです。
裏面の書き方
手渡しで提出する封筒の裏面には、郵送するときと同じように自分の郵便番号と現住所、氏名を書きます。差出人の情報が封筒に明記されていれば、ほかの応募者の履歴書と一緒に保管していても、誰の履歴書であるかを管理している人が判別しやすくなるからです。ちなみに、差出人の情報は封筒の左中央から左下あたりに記載します。また、記載する差出人情報は履歴書と同じ内容にすることも必須です。さらに、裏面には提出日も記入します。提出日とは、封筒を相手に実際に手渡す日です。和暦と西暦のどちらで書くかは履歴書の表記方法とそろえ、〇年〇月〇日と年から記入します。数字の書き方は算用数字と漢数字のどちらにするか決まりはありませんが、通常、封筒の日付は縦書きで書くため、漢数字で記載することが一般的です。提出日を書く位置は差出人の住所などを書いた場所の上、つまり、封筒の左上になります。
【状況別】履歴書を手渡しする際の基本マナー
履歴書を手渡しで提出する際にも守るべきマナーがあります。この後、履歴書の渡し方のマナーについてシチュエーション別に詳しく解説しますが、その前に、ここでは状況にかかわらず押さえておくべき基本的なマナーや注意点を4つ紹介します。
1つ目は、手渡しする場合の封筒ののり付けの必要性についてです。郵送する際には、中に入れた履歴書が落ちないように封筒の上部をのり付けして閉じておきます。しかし、手渡しする場合には封筒の上部をのり付けする必要はありません。開封したままの状態で持参します。開封したままにする理由は、必要となったときにすぐに封筒から履歴書を取り出せるようにするためです。
2つ目は履歴書の渡し方についてです。提出する相手が受付の人などの場合には、履歴書の内容を見せる必要はないため、封筒に入れたままの状態で提出します。一方、提出する相手が面接官の場合には、相手が受取後すぐに履歴書を見られるように封筒から出して渡すことがマナーです。
3つ目は、添え状の必要性についてです。添え状とは郵送の際に送るあいさつ状をいいます。履歴書を手渡しで提出する場合は、相手に直接あいさつできるため添え状は入れないことがマナーです。
4つ目として、封筒の日付の書き方にも注意しましょう。封筒には提出日を書くことは先述しましたが、面接の際に手渡しする場合の提出日とは面接を受ける日です。
先に入室している面接官に履歴書を手渡しする場合
面接官が待っている部屋に後から自分が入室し、面接する部屋のなかで面接官に履歴書を提出する場合、履歴書は封筒に入れたままの状態で入室します。そして、入室後、面接官から履歴書を提出するように求められたら、初めて面接官の前でクリアファイルに入った履歴書を封筒から取り出し手渡すという流れです。履歴書を封筒から取り出した状態で渡す理由は、面接官の手間を省くためです。履歴書を取り出した状態で渡せば、面接官は受取後すぐに履歴書の内容の確認ができ、面接をスムーズに始められます。履歴書の提出は、面接を開始するタイミングで求められることが通常です。面接に履歴書を持参するようにいわれていたにもかかわらず提出を求められなかった場合には、自分から確認してみてもよいでしょう。面接官が履歴書のことを忘れている可能性もあります。
また、履歴書を取り出した後の封筒は、持ち帰るものではありません。クリアファイルに入れた履歴書の下に重ねて一緒に面接官へ提出します。手渡しの際には面接官に雑な印象を与えないように両手を封筒に添えること、面接官が読みやすいように履歴書の下部を面接官のほうに向けて渡すことも大切なマナーです。さらに、履歴書を渡すときには言葉を添えると印象アップにつながります。たとえば、「こちらが私の履歴書と職務経歴書です。本日はよろしくお願いいたします」などといったあいさつです。
後から入室してくる面接官に履歴書を手渡しする場合
面接する部屋へ先に自分が入室し、後から面接官が入ってくる場合は、面接官が入室するまでに履歴書を提出する準備を終えておかなければなりません。面接官が入室後、履歴書の提出を求めたら、いつでもすぐに手渡せるよう、クリアファイルに入れた履歴書を封筒のうえに置いた状態で待機しておきます。そのほかの流れや渡す際の注意点などは、基本的に、面接官が先に入室しているケースと同じなため、落ち着いて丁寧に対応していけば心配はいりません。手渡す際に面接官へ一言あいさつを添えることも先述のケースと同様に印象アップが期待できるマナーとなるため、しっかり実行しておきましょう。
受付で履歴書の提出を求められた場合
面接前などに企業の受付などで履歴書を提出する場合、履歴書は封筒に入れたままの状態で手渡します。先にも解説しましたが、受付の人がその場で内容を確認することはないため、事前に履歴書を出しておく必要はありません。また、履歴書の渡し方は面接官に渡すときと同様です。封筒の上部を自分側に向けて両手で丁寧に渡します。受付の人は選考に直接かかわらないと考えて気を抜いた行動をしてはなりません。企業の受付担当者であれば自分が応募する企業関係者であることに変わりはなく、渡している様子を面接官などに見られていないとも限らないからです。
受付の人に少しでもよい印象を与えたいなら、面接官に渡す場合と同じく、あいさつの言葉を添えて両手で封筒を手渡しましょう。ちなみに、履歴書を手渡すタイミングは受付の人から提出するように声をかけられたときです。声がかからなかった場合には通常、面接中に提出することになります。
履歴書を持参する場合の3つの注意点
ここでは、履歴書を持参するときに注意しておかなければならないポイントを3つ紹介します。
1.履歴書は二つ折りまでにして、読みやすい状態を保つ
履歴書は、お店で売られている状態以上の折り目は付けずに提出することがマナーです。履歴書のサイズはメーカーによって異なる場合はあるものの、一般的にはA3またはB4のサイズの用紙を中央で二つに折ってA4またはB5のサイズで売られています。売られているときから付いている折り目は問題ありませんが、それ以上に折り目があると面接官は書いてある文字が読みにくく、記載されている内容を確認する際に不便です。折り目が無駄に多い履歴書を提出すると、相手の読みやすさを考えて書類を作る配慮がない、ビジネスマナーの欠けた人物と判断される恐れもあります。履歴書を折らずに提出するためには、自分が使用する履歴書のサイズにあったクリアファイルと封筒の用意も必要です。
2.封筒もクリアファイルに入れておく
面接会場へ向かう際には、封筒に入れる履歴書だけではなく、封筒自体もクリアファイルに入れておくようにしましょう。提出するまでの間、封筒にも折り目や汚れを付けないようにするためです。封筒は、受付で渡す場合だけではなく、面接官に直接渡す場合でも提出します。履歴書がどれほどきれいでも、一緒に渡す封筒が折れ曲がっていたり汚れていたりしては印象がよくありません。さまざまなものが入っているカバンから封筒を出し入れすると、封筒はシワシワになったり、ひどい場合には破れてしまったりする場合もあるものです。クリアファイルに入れるひと手間で、しっかり封筒をきれいな状態に保てます。封筒の端まで折り目を付けないようにしておくためには、クリアファイルを2つ用意し、上と下の両方から封筒を挟み込む方法が有効です。
3.持参するカバンにも注意する
履歴書を持参する場合にはカバン選びにも注意が必要です。まず、履歴書が入った封筒が余裕を持って入るサイズのカバンを選ばなければなりません。クリアファイルなどで対策を取っていても、そもそも封筒を入れるには小さすぎるサイズのカバンだと、無理やり押し込むことで封筒もなかの履歴書も折れ曲がってしまう恐れがあります。さらに、ハードタイプのカバンを使う方法も履歴書をよりきれいな状態で保つための対策として有効です。
ちなみに、カバン内の履歴書を入れる場所にも注意する必要があります。ペットボトルなども一緒に入れる場合には、結露で履歴書がぬれないように収納場所に気を付けなければなりません。外側に書類を入れられるポケットがあったり、内部のスペースが細かく分かれていたりするカバンを使うとほかのものとしっかり分けて収納できるため便利です。受付や面接の際、ほかのものが引っ掛かって封筒がスムーズに出せず慌てるような事態も避けられます。
履歴書を封筒に入れる前に準備すべきこと
履歴書をきれいな状態で提出するためには、封筒から無駄に出し入れをしないようにすることも大切です。履歴書は一度封筒に入れたら再度出さなくても済むように、封筒に入れる前に1枚コピーを取っておくとよいでしょう。コピーを1枚用意しておけば、記載した内容を見直したいときでも、封筒に入れた履歴書を出さずに済みます。面接前に履歴書に記載した内容を復習したいときにも便利です。志望動機など履歴書に書いていることを面接中に質問されるケースは多いため、面接会場へ向かう移動時間や面接の待ち時間などを利用して、履歴書の内容を復習しておくことは有効な面接対策となります。しっかり復習して面接でスムーズな受け答えができれば、封筒や履歴書をきれいな状態で提出する以上に面接官の高評価が期待できます。
履歴書の手渡しは封筒から注意。細かい気遣いで面接官の印象をアップしよう
履歴書を手渡しする際にはクリアファイルに挟んだうえで封筒に入れ、正しい封筒の書き方や渡し方のマナーを守って提出することが必要です。面接官は、質問の答えだけではなく、履歴書の提出の仕方など細かな様子も見ています。基本的なマナーやさまざまなことに配慮する気遣いもあることをしっかりアピールして、志望の会社の採用を勝ち取りましょう。
