転職活動で履歴書を応募企業へ郵送する際のマナーの一つである「送付状」。この送付状が必要な理由や書き方がよく分からない人もいるのではないでしょうか。送付状を正しく作成し同封することで書類選考が有利となる場合もあるでしょう。一方で、間違った送り方は悪い印象を与えるリスクが高まります。本記事では、履歴書に添える送付状の書き方や注意点などを詳しく解説します。ビジネスマナーとして押さえておいてください。
目次
採用担当者の手間を省く？履歴書の送付状はなぜ必要なのか
送付状の目的は、応募書類の「送り主」「内容」「枚数」を企業の採用担当者が確認しやすくすることにあります。企業が人材募集の求人を出すと、毎日のように多くの履歴書や職務経歴書が送られてきます。送付状が添えられていれば封筒の中身や書類の内容を一目で把握できるため、書類すべてを広げて確認する手間が省けるのです。
また、送付状は本来応募者が採用担当者などに対し直接会って行うべき挨拶の役目も果たします。簡単な自己PRを記載するなど、応募書類では伝えきれなかった補足事項を記すことも可能です。採用担当者が封筒を開けて最初に目にするのが送付状であるため、応募者の印象を左右するものといっても過言ではありません。採用担当者の手間を省く役割もありますが、同時に応募者のビジネスマナーや一般教養を示す目的もあると認識しておきましょう。
項目別に解説！履歴書の送付状の書き方
履歴書に添える送付状を作成する際は、必要な記載項目を押さえておかなければいけません。ここでは、送付状の書き方を項目ごとに詳しく解説します。
日付
送付状も含め、ビジネスで使用する書類には右上に日付を記載します。送付状には履歴書や職務経歴書を作成した日付ではなく、郵便ポストへ投函する日、あるいは郵便局の窓口へ持ち込む日付を記載しましょう。年月日を記載しますが、年に関しては西暦でも和暦でも構いません。ただし、履歴書や職務経歴書など同封する書類の記載方法と統一させることが大事です。「年」「月」「日」などの文字も省略せずに記載してください。
宛先
応募先企業名や送付先の部署、担当者名は送付状の左上に記載します。1行目に会社の名称を、2行目に担当部署と担当者名を記載しましょう。企業名は通称を記載することや、株式会社を（株）などと書くことはビジネスマナー違反となります。必ず正式名称を記載してください。採用担当者の氏名が明確な場合はフルネームで記載し、そのうしろに「様」と記しましょう。担当者の氏名が分からない場合は、担当部署のあとに「採用ご担当者様」と記載します。あるいは「人事部 御中」など、送付先の部署に「御中」を付ける形で記載してください。
氏名と連絡先
企業名や担当者名から一段下の位置、右側に自分の氏名と連絡先を記載します。郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順に記しましょう。企業名と同様に、自分の住所も省略せずに記載しなければいけません。マンション名やアパート名、部屋番号なども正確に書いてください。名前も当然、フルネームで記載します。電話番号は固定電話でも構いませんが、連絡のつきやすい番号の記載が理想です。携帯電話でもかまわないので、採用担当者からの連絡にすぐ出られる番号を記載しておきましょう。記載後は間違いがないか、必ず確認することも重要なポイントです。
件名
件名は、その書類が何であるのかを示す重要な情報となります。送付状の場合は省略されることもありますが、記載しておくと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。「応募書類の送付について」「履歴書・職務経歴書送付の件」などと、氏名や住所の下段、中央に記載します。件名は簡潔に記載し、採用担当者が一目で封筒が送られてきた目的が把握できるように心がけてください。
前文
送付状は挨拶状の役割も果たします。主文の前に、手紙などを送る際のマナーである挨拶文を記載しておきましょう。「拝啓」から始めると非常にスマートです。手紙での挨拶には「謹啓」や「謹白」「謹呈」「謹言」なども使用されますが、送付状に使うには少々堅苦しいため避けた方が無難です。一方で、「前略」や「草々」はビジネスシーンには適していないので使用は避けてください。「拝啓」のあとは、「貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」など、応募先企業の発展を喜ぶ文章を記載します。必須ではありませんが、時候の挨拶を入れてもよいでしょう。時候の挨拶は提出する月ごとに決まり文句が異なるため、必ずふさわしい文言を選択してください。
主文・自己PR
前文に続いて、主文を記載します。求人に応募する旨や意思を記しましょう。応募にあたり、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する旨についても記します。求人募集を把握した媒体や経緯、自分が応募する職種などを添えると、より丁寧な印象を与えることが可能です。さらに、応募の動機や意気込み、企業の求める人材にマッチした資格などの自己PRを付け加えても問題ありません。その際は、その他の応募書類と相違点がないように注意してください。主文や自己PR文とはいってもシンプルにまとめることが重要です。自己PRの多くは履歴書や職務経歴書に記載しているはずなので、送付状での自己PRは3〜4行程度でまとめましょう。必要な情報を上手にまとめることができれば、採用担当者の印象に残ることが期待できます。
末文
結びの前に、面接の機会をいただきたいといった内容の文章を添えましょう。意欲を伝えることで、採用担当者の印象に残る可能性を高めることができます。ただし、あまりしつこい文面にならないよう注意してください。送付状は、あくまでも挨拶や応募書類を送付したこと、同封したものの内容を伝えるためのものです。意欲を伝える文章も1行でまとめ、コンパクトな文面にとどめておきましょう。前文に「拝啓」と記載した場合は、文末は「敬具」で締めます。「拝啓」は頭語、「敬具」は結語と呼ばれ、セットで使わなければいけません。これは一般教養の範囲なので必ず守ってください。
同封書類一覧
挨拶を含めた文章をひと通り記載し「敬具」の結語で閉めたら、送付状と同封する応募書類の一覧を記載します。まずは、中央に「記」と記載してください。その下、左側に寄せて「同封書類」もしくは「添付書類」と記します。その下に、同封書類の種類と枚数を箇条書きで書きましょう。「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」のように記載し、何がどの程度同封されているのかを一目で把握できるように記載します。「履歴書 1部」「職務経歴書 2部」のような記載方法でも構いません。
以上
同封書類一覧を記載したら、右下に「以上」と記します。これで送付状の作成は完了です。送付状は基本的に1枚の紙にすべてを記載しますが、どの項目も非常に重要です。それらに気を取られ記載を忘れてしまいがちなのが、この「以上」という言葉です。送付状の内容がここまでであると示すためのものなので、「以上」の記載を忘れてはいけません。必ず記載し、送付状全体を締めてください。
主に2点！履歴書の送付状を書くときに気をつけたいポイント
履歴書など応募書類に添える送付状の作成の際には注意したいポイントがいくつかあります。ここでは、代表的な注意点を2つ紹介するので、作成の際には意識しながら送付状を書き進めていきましょう。
テンプレートだけに頼らない
送付状の書き方をインターネットで調べると、フォーマットやテンプレートなどを数多く見つけることができるでしょう。挨拶文を含め、記載すべき文章や文言も把握できるはずです。しかし、その内容をそのまま書き写すことはおすすめしません。履歴書や職務経歴書とともに、応募者は必ず送付状を添えて応募書類を企業へ送付します。テンプレートをそのまま書き写すと、採用担当者はその他の応募者と代わり映えしない印象を抱いてしまうはずです。
特に、主文の自己PRにあたる文章をテンプレートどおりに記載するのは危険です。採用担当者は、それが応募者自身で考えた文章なのか、それともインターネットなどから得た文章をそのまま使用したのかは容易に想像がつくのではないでしょうか。もし、テンプレートだけで構成していると感じられてしまえば手抜きと判断されると同時に、応募の動機や熱意なども十分には伝わりません。参考にするのは構いませんが、できる限り自分用にアレンジし、本音や熱意が伝わる文章を記載することを意識しましょう。
不要な内容を記載しない
応募書類に添える送付状は、ここまで説明したように記載する項目がある程度決められています。それ以外のものは記載しないように注意してください。例えば、勤務時間や休暇日数、勤務エリアや配属部署、給与や福利厚生などの希望条件を記載してはいけません。希望条件に関しては多くの履歴書に専用の記載欄が設けられています。どうしても伝える必要があれば、そこに書き込んでおきましょう。休職期間があったり在籍期間の少ない企業があったりとネガティブな経歴に対する弁明も、送付状には記載不要な内容です。履歴書に記載するか、もしくは面接の際に丁寧に伝えられるように準備しておいてください。
自己PRの記載は問題ありませんが、送付状はあくまでも応募書類の補助的な役割に過ぎません。送付状を利用した過剰なアピールは控えましょう。不要な内容が多く記載されていると、各応募書類の役割を理解していないと判断されてしまいます。社会人としての教養やビジネスマナーがないと受け取られてしまい、逆効果となるおそれも出てくるでしょう。採用担当者の抱く印象を落とさずスムーズに面接へと進めるよう、送付状の内容には十分に注意しなければいけません。
用紙サイズや入れ方に注意！履歴書の送付状に関するマナー
送付状は、記載する項目や内容以外にも注意しなければならないマナーがあります。その一つが、用紙のサイズです。送付状は基本的にはA4サイズの用紙に記載しましょう。履歴書や職務経歴書もA4サイズのものが主流なため、送付状もそれらに合わせます。送付状は履歴書や職務経歴書とは異なり、市販されているものはあまり多くはありません。多くの人が、自作することになるのではないでしょうか。ビジネス文書の一つであるため、オフィスソフトのWordを使用しパソコンで作成してください。
形式は横書きです。書体は明朝体やゴシック体など無難なものを選びます。他の応募者との差別化を狙い、余計な装飾をしたりなどしないよう注意しましょう。送付状は原則1枚にすべての項目を収めます。熱意や意気込みを伝えたいからと、複数枚にわたり長文を記載することはNGです。下書きをした際、長くなってしまうようであれば必要な部分だけを残し、必ずA4用紙1枚に収めましょう。
送付状を含めた応募用紙を封筒に入れる際には、順番にも注意したいところです。同封した書類の内容を採用担当者に一目で把握させることが目的のため、送付状は必ず一番上になるように入れます。送付状、履歴書、職務経歴書、その他書類の順番に重ねて入れましょう。その際、すべての書類の向きも必ず合わせてください。
持参する場合は不要？履歴書の送付状が必要ない状況
履歴書や職務経歴書に添える送付状の書き方のポイントや注意点について説明してきました。しかし、履歴書などを応募企業へ直接持参したり面接官に自らの手で渡したりする場合には、送付状の作成は不要です。送付状は、本来対面して行う挨拶の代用としての役割も持っています。書類選考などがなく、応募書類を最初に渡すタイミングで採用担当者や面接官と対面するのであれば、そこで挨拶することができるため送付状は必要ありません。応募書類の内容も、口頭で説明できるでしょう。
外資系企業へ応募する場合は、送付状ではなく「カバーレター」を添えます。そのため、送付状は必要としないケースが多いのではないでしょうか。また、送付状が必要なのは基本的に正社員の求人募集へと応募するケースのみです。アルバイトやパートなどへの応募の際には、送付状は必要ないとされています。履歴書などを郵送するのであれば、アルバイトなどでも送付状を添えることはマナー違反とはなりません。しかし、それが採否に影響することはあまりないでしょう。アルバイトやパートの場合は履歴書のみで応募が可能なケースが大半であり、送付状の役割も大きくはないため、特に送る必要はないと覚えておいてください。
履歴書の送付状の作成方法を習得して書類選考を突破しよう
書類選考の段階ではキャリアの内容に加え、社会人としての一般常識も試されています。大手企業であれば、より書類選考で落とされる可能性は高まるのではないでしょうか。応募者の数が多ければ多いほど、履歴書などに添える送付状の重要度は増すことになるはずです。他の応募者に差をつけ書類選考を確実に突破するためにも、本記事を参考にして、採用担当者によい印象を与える正しい送付状を作成しましょう。
